Umgang mit Bewerbungsunterlagen

Bewerbungen enthalten eine Fülle personenbezogener Daten. Umso wichtiger ist es, dass das gesamte Bewerbungsverfahren, einschließlich der Verwaltung und anschließenden Löschung der Bewerbungsunterlagen, den datenschutzrechtlichen Regelungen entspricht. Dabei gelten neben den allgemeinen Grundsätzen des Datenschutzes auch einige Besonderheiten. Wie eine praxisnahe Umsetzung erfolgen kann, erfahren Sie im Folgenden.

Die Wahl des Bewerbungsweges

Bewerbungen können dem Unternehmen auf zahlreichen Wegen zugehen. Neben der Zusendung auf dem Postweg oder per E-Mail werden hierfür oftmals auch Bewerberportale genutzt. Bei letzterem muss zwingend darauf geachtet werden, dass dieses über eine ausreichende Verschlüsselung nach aktuellem Stand der Technik verfügt. Weiterhin sollte für die Datenverarbeitung innerhalb des Bewerberportals eine Datenschutzerklärung erstellt oder die vorhandene Datenschutzerklärung des Unternehmens ergänzt werden. Kommt im Zusammenhang mit dem Bewerberportal außerdem ein Dienstleister zum Einsatz, ist mit diesem unter Umständen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Wird den Bewerbern angeboten ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail einzusenden, ist ebenfalls dafür zu sorgen, dass eine ausreichende Verschlüsselung gewährleistet wird. Doch auch mit dieser birgt die Zusendung per E-Mail einige Risiken, sodass Formulierungen, nach denen die Bewerbungsunterlagen ausschließlich oder bevorzugt per E-Mail zu versenden sind, vermieden werden sollten. Den Bewerbern soll die Wahl des Bewerbungsweges grundsätzlich ohne Befürchtung von Nachteilen frei zustehen.

Verwaltung

Unabhängig des Bewerbungsweges dürfen Bewerbungsunterlagen nur für direkt am Bewerbungsverfahren beteiligte Personen zugänglich sein. Hierzu können beispielsweise die Personalabteilung und der jeweilige Entscheidungsträger gehören. Dementsprechend sollten in der Ausschreibung auch keine allgemeinen E-Mail-Adressen, wie zum Beispiel info@unternehmen.de, sondern stets allein der Personalabteilung zugeordnete E-Mail-Adressen angegeben werden. Bei der Vervielfältigung oder elektronischen Ablage von Bewerbungsunterlagen ist ebenso auf die Einhaltung eines gestuften Berechtigungskonzeptes zu achten. Weiterhin ist dafür Sorge zu tragen, dass Bewerbungsunterlagen niemals frei zugänglich am Arbeitsplatz zurückgelassen werden und stets getrennt von anderen Datensätzen aufbewahrt werden.

Aufbewahrung & Löschung

Auch wenn nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens die Daten des Bewerbers nicht mehr benötigt werden, sollten die Bewerbungsunterlagen jedoch keinesfalls sofort vernichtet oder zurückgeschickt werden. Grund hierfür ist, dass der Bewerber nach einer erfolglosen Bewerbung Ansprüche des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) geltend machen kann, wobei die Bewerbungsunterlagen unter Umständen als Beweismittel dienen können. Um einen derartigen Anspruch geltend zu machen, wird dem Bewerber durch das AGG eine Frist von zwei bis sechs Monaten gegeben. Unter Berücksichtigung von etwaigen Verzögerungen bei der Zustellung ist dementsprechend eine Aufbewahrungsfrist von drei Monaten angemessen. Eine hierüber hinausgehende Aufbewahrung, beispielsweise um den Bewerber für eine andere Stellenausschreibung kontaktieren zu können, bedarf einer Einwilligung des Bewerbers.

Die Pflicht zur Löschung von Bewerbungsunterlagen bezieht sich neben dem Anschreiben, dem Lebenslauf sowie den Zeugnissen auch auf etwa angefertigte Notizen zur Person und Eignung des Bewerbers. Werden postalisch zugesandte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt, sondern im Unternehmen datenschutzgerecht vernichtet, ist der Bewerber hierauf bereits bei der Absage hinzuweisen.

Fazit

Wie eingangs erwähnt, sind innerhalb des Bewerbungsverfahrens einige datenschutzrechtliche Besonderheiten zu beachten. Die Umsetzung dieser in die Praxis stellt jedoch keinen besonderen Aufwand dar. Wie bei anderen Prozessen auch, empfiehlt es sich unter Abstimmung mit den im Unternehmen am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen, ein datenschutzfreundliches Vorgehen zu etablieren. So kann von Beginn an potentiellen Mitarbeitern gezeigt werden, welchen Stellenwert der Datenschutz im Unternehmen hat.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutzbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen.

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