Braucht es über das Schwärzen von digitalen Dokumenten einen eigenen Blog-Beitrag? Die Erfahrung zeigt: Ja! Und auch die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDTB) berichtet in einem Ende August veröffentlichten Beitrag aus ihrer Aufsichtspraxis, dass Unternehmen und Behörden bei einem Schwärzen von Dokumenten gelegentlich Fehler unterlaufen. Dabei kann ein fehlerhaftes Schwärzen nicht nur eine negative Außenwirkung erzeugen, sondern auch eine meldepflichtige Datenschutzverletzung gemäß Art. 33 Abs. 1 DS-GVO darstellen. Aus diesem Grund werden einige wichtige Aspekte hierbei im nachfolgenden Beitrag zusammengefasst.

Wann sollten Dokumente geschwärzt werden?

Ein Schwärzen einzelner Bestandteile von Dokumenten ist insbesondere dann sinnvoll, wenn zwar grundsätzlich ein Dokument an einen Empfänger übermittelt werden, dieser jedoch nicht alle darin enthaltenen personenbezogenen Daten oder sonstig schutzwürdige Informationen einsehen können soll. Auch durch die Regelungen der DS-GVO selbst kann ein Schwärzen von Dokumentbestandteilen erforderlich werden. So sieht beispielsweise Art. 15 Abs. 4 DS-GVO vor, dass das Recht auf Erhalt einer Kopie der eigenen durch den Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen darf. Die Kopie darf also grundsätzlich nicht die personenbezogenen Daten Dritter umfassen. Dies lässt sich regelmäßig nur durch eine korrekte Schwärzung einzelner Dokumentenbestandteile erreichen.

Bei einem Schwärzen einzelner Passagen sollte jedoch zwingend auch darauf geachtet werden, dass sich ein Personenbezug beispielsweise nicht nur durch Namen, Identifikationsnummern oder andere eindeutige Attribute ergeben kann, sondern ein solcher auch über den Kontext herstellbar ist. Das bedeutet, dass es regelmäßig eben nicht ausreicht, nur einzelne Namen dritter Personen zu schwärzen. Es ist eine objektive Würdigung des gesamten Dokuments erforderlich.

Optische Schwärzung ist nicht ausreichend

Die Praxiserfahrungen zeigen, dass das Nutzen einfacher grafischer Elemente, wie zum Beispiel ein schwarzer Balken über einem Text, nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch unzureichend sind. Nicht selten können derartige grafische Elemente durch den Empfänger mit wenigen Klicks entfernt werden. Auch die Textmarker-Funktion wird zum Schwärzen einzelner Passagen gern „missbraucht“. Hierbei ist zwar das Entfernen der Schwärzung nicht unbedingt möglich, wird der geschwärzte Text durch den Empfänger jedoch markiert, kopiert und beispielsweise in einem anderen Text-Dokument eingefügt, so erscheint dort der originale Text ohne Schwärzung. All diesen Vorgehensweisen ist gemein, dass die Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DS-GVO) hier nur unzureichend Rechnung getragen wird.

Somit sollte zwingend darauf geachtet werden, dass bei der Nutzung von Text-Editoren und PDF-Programmen vom Hersteller konkret bereitgestellte Funktionen zum Schwärzen verwendet werden. Auch wenn diese Funktionen regelmäßig kostenpflichtig sind, gewährleisten – insbesondere unter Berücksichtigung der Fehleranfälligkeit alternativer Methoden – nur diese eine hinreichende Schwärzung von digitalen Dokumenten. Korrekt eingesetzt, ist hierdurch in aller Regel sogar eine Maschinenlesbarkeit der geschwärzten Passagen ausgeschlossen, das wiederrum für die Nutzung geschwärzter Dokumente im Rahmen von KI-Anwendungen oftmals essenziell sein dürfte.

Metadaten nicht vergessen!

Aber nicht nur die Inhaltsdaten eines Dokumentes können Informationen mit Personenbezug aufweisen. Auch der Dokumentenname und weitere Metadaten, das heißt Informationen zum Autor, zum Datum der Erstellung, bei digitalen Foto- und Videoaufnahmen oftmals auch Informationen zu den GPS-Koordinaten, können personenbezogene Daten darstellen. Auch hierbei liefern die Anbieter diverser Anwendungen in der Regel standardmäßig Werkzeuge mit, die ein Entfernen solcher Informationen mit nur wenigen Klicks ermöglichen.

Ein gängiger Anbieter für die Erstellung, Bearbeitung und Darstellung von PDF-Dokumenten stellt der Acrobat Reader dar. Für die Umsetzung der Schwärzung digitaler Dokumente und das Entfernen weiterer personenbezogener Daten aus PDF-Dokumenten, stellt der Anbieter auf seiner Internetseite eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung bereit.

Fazit

Das Schwärzen digitaler Dokumente hält einige Fallstricke bereit. Anwender und Anwenderinnen sollten stets sicherstellen, dass die geschwärzten Informationen nicht nur optisch, sondern auch tatsächlich geschwärzt worden und durch den Empfänger nicht mehr lesbar zu machen sind. Wird die Schwärzung nur unzureichend umgesetzt, wird hierbei in der Regel eine Datenschutzverletzung vorliegen.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim DID Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen. Im Silicon Saxony e.V. nimmt er die Funktion als Leiter des Arbeitskreises Security & Privacy wahr. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.