AUFBEWAHRUNG VON BESCHÄFTIGTENDATEN

Im Rahmen einer Bewerbung sowie eines sich daran gegebenenfalls anschließenden Beschäftigungsverhältnisses fallen eine Reihe verschiedener Dokumente und Unterlagen mit personenbezogenen Daten an. Bei der datenschutzrechtlichen Betrachtung dieser Prozesse steht regelmäßig der maximal zulässige Aufbewahrungszeitraum im Fokus. Wann sind derartige Dokumente und Unterlagen spätestens zu vernichten?


WANN SIND BEWERBUNGSUNTERLAGEN ZU VERNICHTEN?

Auch wenn nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens die Unterlagen von Bewerbenden nicht mehr benötigt werden, sollten diese jedoch keinesfalls sofort vernichtet oder zurückgeschickt werden. Grund hierfür ist, dass Bewerbende nach einer erfolglosen Bewerbung Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) geltend machen kann, wobei die Bewerbungsunterlagen unter Umständen als Beweismittel dienen können. Unter Berücksichtigung der dort hinterlegten Fristen ist eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten aus datenschutzrechtlicher Sicht vertretbar. Eine hierüber hinausgehende Aufbewahrung, beispielsweise um die bewerbende Person gegebenenfalls für eine andere Stellenausschreibung kontaktieren zu können, bedarf einer Einwilligung dieser.

Die Pflicht zur Löschung von Bewerbungsunterlagen bezieht sich neben dem Anschreiben, dem Lebenslauf sowie den Zeugnissen auch auf etwa angefertigte Notizen zur Person und Eignung. Werden postalisch zugesandte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt, sondern im Unternehmen datenschutzgerecht vernichtet, ist die bewerbende Person hierauf bereits bei der Absage hinzuweisen.


FÜR WELCHEN ZEITRAUM KÖNNEN PERSONALAKTEN AUFBEWAHRT WERDEN?

Personalakten sollten noch für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Erst anschließend verjähren die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelten Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Diese umfassen beispielsweise die Einforderungen eines Arbeitszeugnisses oder eines möglichen Schadenersatzanspruches. Hinsichtlich der Verjährungsfristen ist jedoch Vorsicht geboten: Diese wird immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres gerechnet, in dem der Arbeitsvertrag endet – unabhängig vom genauen Zeitpunkt der Kündigung. Endet das Arbeitsverhältnis beispielsweise zum 30. September 2021, sind derartige Unterlagen erst zum 01. Januar 2025 zu vernichten.

Für öffentliche Stellen können sich darüber hinaus hiervon abweichende Aufbewahrungsfristen ergeben. Ziff. 4.1 der VwV Personalakten sieht für Personalakten von Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Freistaates Sachsen beispielsweise eine regelmäßige Aufbewahrungsfrist von bis zu fünf Jahren vor.

Bestimmte Dokumente einer Personalakte sind hingegen länger aufzubewahren. Die Länge der Aufbewahrungsfrist ist spezialgesetzlich geregelt. Dabei dürfen nur die Teile der Personalakte aufbewahrt werden, die den jeweiligen spezialgesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Anschließend ist die sachgerechte Vernichtung auch dieser Dokumente durchzuführen.

So ergeben sich beispielsweise für Dokumente und Unterlagen…
– arbeitsrechtlicher Natur regelmäßige Aufbewahrungsfristen von drei Jahren (z.B. Arbeitszeugnisse);
– zur Lohnsteuer regelmäßige Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren (z.B. Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeitlisten, Reisekostenabrechnungen);
– zum Lohn mit Relevanz für die betriebliche Gewinnermittlung regelmäßige Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren (z.B. Lohnsteuerunterlagen, Lohnlisten);
– zur Altersvorsorge über Pensionskassen regelmäßige Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren.


WAS IST BEI DER AUFBEWAHRUNG VON BESCHÄFTIGTENDATEN NOCH ZU BEACHTEN?

Im Bereich digitaler Daten gibt es Unterlagen, die Arbeitnehmer selbst löschen müssen. Der Arbeitgeber macht sich unter Umständen beim Löschen des E-Mail-Kontos ausgeschiedener Beschäftigter ohne derer Erlaubnis schadenersatzpflichtig, so ein Urteil des Oberlandesgerichts Dresden (OLG Dresden, Urt. v. 05.09.2021, Az.: 4 W 961/12). Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, Beschäftigte an ihrem letzten Arbeitstag aufzufordern personenbezogene Daten aus dem gesamten System zu löschen. Hierzu können insbesondere private E-Mails, Ziele, die im betrieblichen Navigationssystem gespeichert sind, sowie private Dateien auf betrieblichen Endgeräten zählen.


WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Weitere Informationen zum Thema gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschung personenbezogener Daten erhalten Sie in unserem Blog-Beitrag „Löschpflicht vs. Aufbewahrungsfrist“ sowie in unseren Informationsmaterialien „Aufbewahrung – Datenschutzrechtliche Grundlagen und Informationen hinsichtlich der Verpflichtung zur Löschung von personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen“.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim DID Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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UMGANG MIT BEWERBUNGSUNTERLAGEN

Bewerbungen enthalten eine Fülle personenbezogener Daten. Umso wichtiger ist es, dass das gesamte Bewerbungsverfahren, einschließlich der Verwaltung und anschließenden Löschung der Bewerbungsunterlagen, den datenschutzrechtlichen Regelungen entspricht. Dabei gelten neben den allgemeinen Grundsätzen des Datenschutzes auch einige Besonderheiten. Wie eine praxisnahe Umsetzung erfolgen kann, erfahren Sie im Folgenden.


DIE WAHL DES BEWERBUNGSWEGES

Bewerbungen können dem Unternehmen auf zahlreichen Wegen zugehen. Neben der Zusendung auf dem Postweg oder per E-Mail werden hierfür oftmals auch Bewerberportale genutzt. Bei letzterem muss zwingend darauf geachtet werden, dass dieses über eine ausreichende Verschlüsselung nach aktuellem Stand der Technik verfügt. Weiterhin sollte für die Datenverarbeitung innerhalb des Bewerberportals eine Datenschutzerklärung erstellt oder die vorhandene Datenschutzerklärung des Unternehmens ergänzt werden. Kommt im Zusammenhang mit dem Bewerberportal außerdem ein Dienstleister zum Einsatz, ist mit diesem unter Umständen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Wird den Bewerbern angeboten ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail einzusenden, ist ebenfalls dafür zu sorgen, dass eine ausreichende Verschlüsselung gewährleistet wird. Doch auch mit dieser birgt die Zusendung per E-Mail einige Risiken, sodass Formulierungen, nach denen die Bewerbungsunterlagen ausschließlich oder bevorzugt per E-Mail zu versenden sind, vermieden werden sollten. Den Bewerbern soll die Wahl des Bewerbungsweges grundsätzlich ohne Befürchtung von Nachteilen frei zustehen.


VERWALTUNG

Unabhängig des Bewerbungsweges dürfen Bewerbungsunterlagen nur für direkt am Bewerbungsverfahren beteiligte Personen zugänglich sein. Hierzu können beispielsweise die Personalabteilung und der jeweilige Entscheidungsträger gehören. Dementsprechend sollten in der Ausschreibung auch keine allgemeinen E-Mail-Adressen, wie zum Beispiel info@unternehmen.de, sondern stets allein der Personalabteilung zugeordnete E-Mail-Adressen angegeben werden. Bei der Vervielfältigung oder elektronischen Ablage von Bewerbungsunterlagen ist ebenso auf die Einhaltung eines gestuften Berechtigungskonzeptes zu achten. Weiterhin ist dafür Sorge zu tragen, dass Bewerbungsunterlagen niemals frei zugänglich am Arbeitsplatz zurückgelassen werden und stets getrennt von anderen Datensätzen aufbewahrt werden.


AUFBEWAHRUNG & LÖSCHUNG

Auch wenn nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens die Daten des Bewerbers nicht mehr benötigt werden, sollten die Bewerbungsunterlagen jedoch keinesfalls sofort vernichtet oder zurückgeschickt werden. Grund hierfür ist, dass der Bewerber nach einer erfolglosen Bewerbung Ansprüche des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) geltend machen kann, wobei die Bewerbungsunterlagen unter Umständen als Beweismittel dienen können. Um einen derartigen Anspruch geltend zu machen, wird dem Bewerber durch das AGG eine Frist von zwei bis sechs Monaten gegeben. Unter Berücksichtigung von etwaigen Verzögerungen bei der Zustellung ist dementsprechend eine Aufbewahrungsfrist von drei Monaten angemessen. Eine hierüber hinausgehende Aufbewahrung, beispielsweise um den Bewerber für eine andere Stellenausschreibung kontaktieren zu können, bedarf einer Einwilligung des Bewerbers.

Die Pflicht zur Löschung von Bewerbungsunterlagen bezieht sich neben dem Anschreiben, dem Lebenslauf sowie den Zeugnissen auch auf etwa angefertigte Notizen zur Person und Eignung des Bewerbers. Werden postalisch zugesandte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt, sondern im Unternehmen datenschutzgerecht vernichtet, ist der Bewerber hierauf bereits bei der Absage hinzuweisen.


FAZIT

Wie eingangs erwähnt, sind innerhalb des Bewerbungsverfahrens einige datenschutzrechtliche Besonderheiten zu beachten. Die Umsetzung dieser in die Praxis stellt jedoch keinen besonderen Aufwand dar. Wie bei anderen Prozessen auch, empfiehlt es sich unter Abstimmung mit den im Unternehmen am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen, ein datenschutzfreundliches Vorgehen zu etablieren. So kann von Beginn an potentiellen Mitarbeitern gezeigt werden, welchen Stellenwert der Datenschutz im Unternehmen hat.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen.

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