Äußerung der Datenschutzkonferenz zu MS Office 365

Durch eine am 02. Oktober 2020 herausgegebene Pressemitteilung wurde bekannt, dass die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz, kurz: DSK) die Bewertung ihres Arbeitskreises Verwaltung zur Auftragsverarbeitung bei Microsoft Office 365 vom 15. Juli 2020 mehrheitlich zustimmend zur Kenntnis genommen hat. Die Entscheidung der Datenschutzkonferenz erging mit einer knappen Mehrheit von neun Stimmen bei acht Gegenstimmen. Gegen die uneingeschränkte Zustimmung sprachen sich unter anderem die Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg, Bayern, Hessen und im Saarland sowie der Präsident des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht aus, das für die Microsoft Deutschland GmbH zuständig ist.


Was Wurde Geprüft?

Der Arbeitskreis hatte „die dem Einsatz des Produktes Microsoft Office 365 zu Grunde liegenden Online Service Terms (OST) sowie die Datenschutzbestimmungen für Microsoft Onlinedienste (Data Processing Addendum / DPA) – jeweils Stand: Januar 2020“ geprüft und hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen von Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bewertet. Im Einzelnen:

(1) Zunächst kritisiert der Beschluss die fehlende Beschreibung von Art und Zweck der Verarbeitung – selbst wenn es unter der Berücksichtigung des Dienstes MS Office 365 als cloudspezifischer Dienst sachdienlich sein kann, beide Kategorien verallgemeinert darzustellen – insbesondere wenn es um die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DS-GVO geht. Es soll hierbei der Abstraktionsgrad auf Seiten von Microsoft verringert werden.

(2) Weiterhin merkt der Arbeitskreis an, dass innerhalb der Datenschutzbestimmungen für Microsoft Online-Dienste zwar darauf verwiesen wird, dass Microsoft als ein unabhängiger Verantwortlicher anzusehen ist, soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit den legitimen Geschäftszwecken von Microsoft verarbeitet werden. Jedoch geht aus den Bestimmungen nicht eindeutig hervor, welche personenbezogenen Daten in diesem Rahmen verarbeitet werden. Zudem liegt für die Übermittlung weiterer personenbezogener Daten vom Verantwortlichen an Microsoft, z.B. im Rahmen der Telemetriedaten, neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag keine weitere belastbare Rechtsgrundlage vor. Die ist insbesondere für öffentliche Stellen problematisch, da diese sich gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 2 DS-GVO in der Erfüllung ihrer Aufgaben vorgenommenen Verarbeitungen nicht auf ein etwaiges berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO berufen können.

(3) Ferner kritisiert der Arbeitskreis, dass Microsoft Daten offenlegen muss, wenn die Datenschutzbestimmungen es vorsehen oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Insbesondere wird hierbei auf den sogenannten Cloud-Act verwiesen, dem Microsoft als US-Dienstleister unterliegt.

(4) Gerügt wird außerdem, dass seitens Microsoft keine ausreichende Darstellung erfolgt, welche dem Risiko angemessenen Maßnahmen der angebotene Onlinedienst für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bietet. Die derzeitige Darstellung zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen allein reiche nicht aus, um eine objektive Einschätzung zu treffen, ob die Maßnahmen dem Risiko angemessen sind.

(5) Außerdem wird angemerkt, dass durch Microsoft Daten, die zu eigenen Zwecken verarbeitet werden, nicht gelöscht werden.

(6) Schließlich wird eine fehlende Transparenz hinsichtlich des Einsatzes von Unterauftragnehmern kritisiert. Diesbezüglich soll Microsoft in Zukunft proaktiv Mechanismen zur Benachrichtigung der Kunden treffen.


Was wurde nicht geprüft?

Microsoft hat seine OST sowie seine DPA seit Januar 2020 bereits mehrfach überarbeitet und angepasst. Hierbei wurden Änderungen in den Verträgen und auch in den Dokumentationen vorgenommen. Die Prüfung des Arbeitskreises beruht nicht auf den aktualisierten Dokumenten. Es erfolgt keine differenzierte Betrachtung einzelner Produkte. Microsoft Office 365 ist vielmehr ein Oberbegriff für eine ganze Produktgruppe, welche strenggenommen in Office 365 und Microsoft 365 zu unterteilen sind. Innerhalb der Produktgruppen gibt es zudem zahlreiche Produkte, Lizenzen und Konfigurationsmöglichkeiten. Keine Berücksichtigung fand ferner das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 16. Juli 2020 in der Rechtssache C-311/18 (Schrems II).


Welche Auswirkungen hat der Beschluss für die Praxis?

Festzuhalten bleibt, dass nicht alle Aufsichtsbehörden der DSK der datenschutzrechtlichen Bewertung des Arbeitskreises folgen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden Baden-Württembergs, Bayerns, Hessens und des Saarlands stellen klar, dass auch sie bei Microsoft Office 365 erhebliche datenschutzrechtliche Verbesserungspotenziale sehen, gerade auch mit Blick auf die jüngste Entscheidung des EuGH zu internationalen Datentransfers. Sie unterstützen im Grundsatz die Zielsetzungen des Arbeitskreises, soweit er Ansatzpunkte für datenschutzrechtliche Verbesserungen des Produkts Microsoft Office 365 formuliert. Seine Gesamtbewertung können sie allerdings schon deshalb nicht teilen, weil sie zu undifferenziert ausfällt. Die genannten Aufsichtsbehörden sehen die Bewertung des Arbeitskreises Verwaltung vom 15. Juli 2020 zwar als relevante Arbeitsgrundlage, aber noch nicht als entscheidungsreif an. Das gilt umso mehr, als bislang noch keine förmliche Anhörung von Microsoft zu den Bewertungen des Arbeitskreises Verwaltung erfolgt ist.

Ziel des Beschlusses war es, dass eine Grundlage geschaffen wird, auf deren Basis in den Dialog mit Microsoft getreten werden kann. Diese Gespräche sollen federführend durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz Brandenburg und das Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht zeitnah aufgenommen werden.

Die größte Herausforderung seitens Microsoft dürfte die Anpassung hinsichtlich der Offenlegung z.B. gegenüber Strafverfolgungsbehörden (beispielsweise aufgrund des Cloud-Act) sein. Microsoft selbst setzt bereits vor dem Urteil des EuGH auf die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln. Jedoch kann auch so ein Zugriff durch US-Behörden nicht ausgeschlossen werden. Ein Problem, welches jedoch nahezu alle US-Dienstleister gleichermaßen betrifft. Abzuwarten bleibt hier die Entwicklung hinsichtlich der Wirksamkeit der Standardvertragsklauseln.

Aufgrund der vorangestellten Ausführungen sind derzeit wohl keine konkreten Maßnahmen seitens der Aufsichtsbehörden aufgrund des Dokumentes des Arbeitskreises zu erwarten. Vielmehr geht die DSK selbst davon aus, dass eben jenes Dokument zunächst eine Gesprächsgrundlage mit Microsoft bilden kann. Organisationen in der Praxis sollten in aller erster Linie Ruhe bewahren und keine voreiligen Entscheidungen treffen. Vielmehr sollte mit größter Sorgfalt die weitere Entwicklung beobachtet werden. Deutlich wird jedoch, dass ohne jegliche Konfiguration Produkte aus den Gruppen Office 365 und Microsoft 365 nicht datenschutzkonform genutzt werden können.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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Das EuGH-Urteil zum EU-US-Privacy Shield

… und dessen Auswirkungen für die Praxis. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat sich mit Urteil vom 16. Juli 2020 (Az.: C-311/18) – sog. „Schrems II“-Entscheidung – zur Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer positioniert. Mittelpunkt der Entscheidung bildet die Unzulässigkeitserklärung des Beschlusses 2916/1250 der Europäischen Kommission in die USA (sog. „EU-US-Privacy-Shield“). Darüber hinaus stellt der EuGH fest, dass die Entscheidung 2010/87/EG der Europäischen Kommission (sog. „Standardvertragsklausel“) grundsätzlich (zunächst) weithin Gültigkeit behalten.


Was Wurde entschieden?

Der Österreicher Max Schrems hatte gegen die Facebook Ireland Ltd. geklagt. In der Begründung brachte er vor, dass Daten der Nutzer des Social-Media-Plattform zu großen Teilen auf den Servern in den Vereinigten Staaten gespeichert werden. In den USA könne jedoch u.a. aufgrund der Zugriffsrechte der US-Geheimdienste kein angemessenes Schutzniveau garantiert werden.

Der EuGH stellte nunmehr in seinem Urteil fest, dass die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA auf der Grundlage des EU-US-Privacy Shield unzulässig ist und unverzüglich eingestellt werden muss, weil das durch den EuGH bewertete US-Recht kein Schutzniveau bietet, das dem in der EU im Wesentlichen gleichwertig ist. Somit wurde die Hauptgrundlage für einen Datentransfer zwischen der EU und den USA entzogen. Konsequenz ist, dass der Einsatz der meisten US-Unternehmen wie bspw. Cloudflare, Facebook, Google, LinkedIn, MailChimp Twitter, YouTube, etc. torpediert wurde.


Ist eine Datenübermittlung in die USA weiterhin möglich?

Das Urteil hebt nicht den kompletten Datentransfer in die USA auf. Eine Datenübermittlung bleibt weiterhin zulässig, sofern die Voraussetzungen der Art. 44 bis Art. 49 DS-GVO erfüllt sind, d.h. eine gültige Rechtsgrundlage für die Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland vorliegt. Bei den USA handelt es sich um ein solches Drittland. Nach dem Wegfall des Privacy-Shields rücken allem voran die Standardvertragsklauseln (nach Art. 46 Abs. 2 lit. c) DS-GVO „Standarddatenschutzklauseln“ genannt) ins Blickfeld. Diese Klauseln können auch nach Ansicht des EuGHs grundsätzlich eine gültige Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung darstellen. Voraussetzung ist jedoch, dass das europäische Datenschutzniveau entsprechend eingehalten wird.

Mittlerweile hat der Europäische Datenschutzausschuss diesbezüglich Leitlinien veröffentlicht, welche Verantwortlichen bei der Anwendung der Norm eine Hilfestellung leisten sollen. Als weitere Handlungsmöglichkeit wird immer häufiger in Betracht gezogen, die betroffenen Personen jeweils in die Übertragung ihrer personenbezogenen Daten in die USA einwilligen zu lassen.


Welcher Handlungsbedarf ergibt sich für Verantwortliche in der Praxis?

Verantwortliche, die weiterhin personenbezogene Daten in die USA übermitteln wollen, müssen alternative Rechtsgrundlagen wie bspw. die Standardvertragsklauseln in Betracht ziehen und diese entsprechend überprüfen. Hierfür ist es ratsam sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, welche US-Dienstleister eingesetzte werden und ob eine Übermittlung personenbezogener Daten von Betroffenen an diese Unternehmen erfolgt.

Ergibt sich nach der Überprüfung, dass Sie den US-Unternehmen personenbezogene Daten Ihrer Nutzer übermitteln, bedarf es anschließend einer Regelung zur Legitimation der Datenübermittlung, z.B. Abschluss von Standardvertragsklauseln, Nutzung einer Einwilligungslösung, Verwendung von Servern innerhalb der EU usw. Bei der Verwendung der Standardvertragsklausel sollte bei den US-Unternehmen nachgehakt werden, wie die vertraglichen Garantien eingehalten werden und durch welche geeigneten technischen Maßnahmen sie den Zugriff der US-Behörden unterbinden.

Insbesondere ergibt sich voraussichtlich auch Handlungsbedarf hinsichtlich der meisten Datenschutzinformationen. So enthalten zahlreiche Informationen einen Hinweis auf den EU-US-Privacy-Shield als Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung. Diese Formulierungen sind nunmehr entsprechend anzupassen.

Mittlerweile haben die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden angekündigt, bundesweit Webseiten hinsichtlich der rechtkonformen Einbindung von Tracking-Technologien zu überprüfen (hierzu die Pressemitteilung des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg). Gleichzeitig hat auch Max Schrems mit seiner „NGO noyb“ 101 Beschwerden gegen zahlreiche Unternehmen in Europa eingereicht.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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