MICROSOFT VERÖFFENTLICHT ERGÄNZUNG ZU DEN STANDARDVERTRAGSKLAUSELN

Seitdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) mit der sogenannte Schrems II-Entscheidung die Datenübermittlung in die USA durch die Unzulässigkeitserklärung des EU-US-Privacy-Shield ins Wanken gebracht hatte, herrschen in der Datenschutzpraxis zahlreiche Fragen und Unsicherheiten , ob und wie künftig eine Datenübermittlung in sogenannte Drittländer (insbesondere in die USA) stattfinden kann. Unklar ist insbesondere, wie die vom EuGH geforderten geeigneten Garantien zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus durch die verantwortlichen Organisationen erreicht werden können. Nun ist in dieser Sache mit Microsoft der erste Dienstleister aktiv geworden. 


WAS IST PASSIERT?

Microsoft hat ein Additional Safeguards Addendum to Standard Contractual Cluases veröffentlich. In dieser Ergänzung der Standardvertragsklauseln unterbreitet der US-Dienstleister Vorschläge für Garantien zur Stärkung der Betroffenenrechte. Insbesondere werden folgende relevante Zusagen seitens Microsoft gegeben: 

(1) Microsoft verpflichtet sich, bei einer Anordnung zur Herausgabe von Daten durch US-Behörden dazu (Ziff. 1 des Addendum): 
– alle Maßnahmen zu ergreifen, damit der Anfragende die Daten unmittelbar bei dem Kunden von Microsoft erfragen muss; 
– den Kunden unverzüglich zu benachrichtigen und für den Fall der Untersagung einer solchen Benachrichtigung des Kunden, alle rechtmäßigen Anstrengungen zu unternehmen, um das Recht auf Aufhebung des Verbots zu erwirken, damit dem Kunden so bald wie möglich so viele Informationen wie möglich mitgeteilt werden und 
– alle rechtmäßigen Anstrengungen zu unternehmen, um die geltend gemachte Offenlegung wegen Rechtsmängeln oder Konflikten mit dem Recht der Europäischen Union oder dem geltenden Recht der Mitgliedstaaten anzufechten.

(2) Microsoft gewährt den Betroffenen im Falle einer Offenlegung von Daten auf Anordnung einer US-Behörde einen Anspruch auf Ersatz des Schadens, der durch die Offenlegung entstanden ist (Ziff. 2 des Addendum). 


WIE REAGIEREN DIE AUFSICHTSBEHÖRDEN ZUR MAßNAHME VON MICROSOFT?

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, der Bayrische Landesbeauftragte für den Datenschutz und das Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht und der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit äußern sich wie folgt: 

„Damit [mit dem Additional Safeguards Addendum] sei, so die gemeinsame Bewertung der beteiligten Datenschutzaufsichtsbehörden, zwar die Transferproblematik in die USA nicht generell gelöst – denn eine Ergänzung der Standardvertragsklauseln könne eben nicht dazu führen, dass der vom Europäischen Gerichtshof als unverhältnismäßig beanstandete Zugriff der US-amerikanischen Geheimdienste auf die Daten unterbunden werde.“
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg Dr. Stefan Brink

„Die Vorschläge von Microsoft sind ein wertvoller Impuls für die gemeinsame Suche nach Rechtssicherheit für Datenübermittlungen in die USA genauso wie in andere Staaten, deren Rechtsordnung den Schutzstandard des europäischen Datenschutzrechts nicht hinreichend gewährleisten können. Der Europäische Gerichtshof hat eindeutig entschieden, dass Datenflüsse aus Europa in die USA ohne zusätzliche Maßnahmen nicht mehr zulässig sind. Microsoft hat mit seiner heute vorgestellten Initiative diese Forderung des Europäischen Gerichtshofs und der für die Durchsetzung der DSGVO zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden in einem ersten Schritt aufgegriffen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die auf den unkomplizierten und trotzdem datenschutzkonformen Einsatz von Standardprodukten in besonderem Maße angewiesen sind, ist dies eine ermutigende Nachricht.“ 
Präsident des Bayrischen Landesamt für Datenschutzaufsicht Michael Will

„Bayerische öffentliche Stellen sollten in erster Linie Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die auf Datentransfers in Drittländer verzichten. Allerdings wäre es realitätsfremd zu glauben, dass dies für alle gängigen Büroanwendungen möglich ist. Umso wichtiger ist es, wenn auch US-amerikanische Anbieter von Büroanwendungen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllen. Ich halte die aktuellen Vorschläge von Microsoft für einen ersten wichtigen Ausgangspunkt für die kommenden Verhandlungen.“ 
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz Prof. Dr. Petri

“Die Frage, ob in den USA ein angemessener Datenschutz für europäische Exportunternehmen besteht, ist durch eine Abwägungsentscheidung zu beantworten. Dies war durch die begrenzte Kalkulierbarkeit der bisherigen US-Regierung betriebenen Handelspolitik belastet. Angesichts des Wahlergebnisses kann künftig von einer Verbesserung der Verhandlungssituation ausgegangen werden. Aber auch dann ist ein Verhandlungserfolg nur zu erwarten, wenn die Datenschutzprobleme schrittweise ergebnisoffen auf allen Entscheidungsebenen diskutiert werden. Es kommt nur darauf an, dass die relevanten Argumente auf den Tisch gebracht werden. Wer das macht, ist unerheblich. Die eigentliche Abwägung kann dann aber nur durch die zuständigen Gremien erfolgen.“
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Prof. Dr. Michael Ronellenfitsch

Eine kritische Auseinandersetzung erfolgt durch Matthias Bergt – Referatsleiter des Referates I B der Berliner Beauftragten für Datenschutz Informationsfreiheit – in seinem Beitrag „Zusatz zu Standardvertragsklauseln: Massenweise Nebelkerzen von Microsoft und manchen Datenschutz-Aufsichtsbehörden“.  


WELCHE NEUEN ERKENNTNISSE IN SACHEN INTERNATIONALER DATENTRANSFER GIBT ES NOCH?

 Unlängst veröffentlichte bereits der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) ein Paper mit Empfehlungen zu „zusätzlichen Maßnahmen“ für Datenübermittlungen in Drittländer. Dieses Dokument enthält erste Handlungsempfehlungen zur Ausgestaltung von Schutzmaßnahmen. Das Papier des EDSA wurde zunächst in eine Öffentliche Konsultation bis zum 21.12.2020 gegeben. 

Zudem veröffentlichte die EU-Kommission am 12.11.2020 – nur einem Tag nach der Veröffentlichung durch den EDSA – den Entwurf der neuen Standard Contractual Clauses. In dieser Sache läuft die öffentliche Konsultation noch bis zum 10.12.2020. 


FAZIT

Seit dem viel zitierten Urteil des EuGH stehen Verantwortliche und Auftragsverarbeiter bei geplanten Datenübermittlung in Drittstaaten vor einigen herausfordernden Aufgaben. Mit dem Vorgehen eines der größten Technologieunternehmen wird zwar – so auch die Aufsichtsbehörden – keines Falles schlagartig die Problematik der Drittsaatentransfers gelöst, insbesondere da die vorgelegte Ergänzung der Standardvertragsklauseln nicht die generelle Zugriffsmöglichkeiten der US-Geheimdienste unterbindet. Den bisher veröffentlichten Stellungnahmen der einzelnen Landesdatenschutzbeauftragten lässt sich dennoch entnehmen, dass die Maßnahme als ein Fingerzeig in die richtige Richtung gewertet werden kann, auch wenn diese Euphorie augenscheinlich nicht von allen Aufsichtsbehörden geschürt wird. Es wird nunmehr eine Bewertung des Vorschlages von Microsoft seitens der Datenschutzkonferenz abzuwarten sein. 

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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ÄUßERUNG DER DATENSCHUTZKONFERENZ ZU MS OFFICE 365

Durch eine am 02. Oktober 2020 herausgegebene Pressemitteilung wurde bekannt, dass die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz, kurz: DSK) die Bewertung ihres Arbeitskreises Verwaltung zur Auftragsverarbeitung bei Microsoft Office 365 vom 15. Juli 2020 mehrheitlich zustimmend zur Kenntnis genommen hat. Die Entscheidung der Datenschutzkonferenz erging mit einer knappen Mehrheit von neun Stimmen bei acht Gegenstimmen. Gegen die uneingeschränkte Zustimmung sprachen sich unter anderem die Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg, Bayern, Hessen und im Saarland sowie der Präsident des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht aus, das für die Microsoft Deutschland GmbH zuständig ist.


WAS WURDE GEPRÜFT?

Der Arbeitskreis hatte „die dem Einsatz des Produktes Microsoft Office 365 zu Grunde liegenden Online Service Terms (OST) sowie die Datenschutzbestimmungen für Microsoft Onlinedienste (Data Processing Addendum / DPA) – jeweils Stand: Januar 2020“ geprüft und hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen von Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bewertet. Im Einzelnen:

(1) Zunächst kritisiert der Beschluss die fehlende Beschreibung von Art und Zweck der Verarbeitung – selbst wenn es unter der Berücksichtigung des Dienstes MS Office 365 als cloudspezifischer Dienst sachdienlich sein kann, beide Kategorien verallgemeinert darzustellen – insbesondere wenn es um die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DS-GVO geht. Es soll hierbei der Abstraktionsgrad auf Seiten von Microsoft verringert werden.

(2) Weiterhin merkt der Arbeitskreis an, dass innerhalb der Datenschutzbestimmungen für Microsoft Online-Dienste zwar darauf verwiesen wird, dass Microsoft als ein unabhängiger Verantwortlicher anzusehen ist, soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit den legitimen Geschäftszwecken von Microsoft verarbeitet werden. Jedoch geht aus den Bestimmungen nicht eindeutig hervor, welche personenbezogenen Daten in diesem Rahmen verarbeitet werden. Zudem liegt für die Übermittlung weiterer personenbezogener Daten vom Verantwortlichen an Microsoft, z.B. im Rahmen der Telemetriedaten, neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag keine weitere belastbare Rechtsgrundlage vor. Die ist insbesondere für öffentliche Stellen problematisch, da diese sich gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 2 DS-GVO in der Erfüllung ihrer Aufgaben vorgenommenen Verarbeitungen nicht auf ein etwaiges berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO berufen können.

(3) Ferner kritisiert der Arbeitskreis, dass Microsoft Daten offenlegen muss, wenn die Datenschutzbestimmungen es vorsehen oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Insbesondere wird hierbei auf den sogenannten Cloud-Act verwiesen, dem Microsoft als US-Dienstleister unterliegt.

(4) Gerügt wird außerdem, dass seitens Microsoft keine ausreichende Darstellung erfolgt, welche dem Risiko angemessenen Maßnahmen der angebotene Onlinedienst für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bietet. Die derzeitige Darstellung zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen allein reiche nicht aus, um eine objektive Einschätzung zu treffen, ob die Maßnahmen dem Risiko angemessen sind.

(5) Außerdem wird angemerkt, dass durch Microsoft Daten, die zu eigenen Zwecken verarbeitet werden, nicht gelöscht werden.

(6) Schließlich wird eine fehlende Transparenz hinsichtlich des Einsatzes von Unterauftragnehmern kritisiert. Diesbezüglich soll Microsoft in Zukunft proaktiv Mechanismen zur Benachrichtigung der Kunden treffen.


WAS WURDE NICHT GEPRÜFT?

Microsoft hat seine OST sowie seine DPA seit Januar 2020 bereits mehrfach überarbeitet und angepasst. Hierbei wurden Änderungen in den Verträgen und auch in den Dokumentationen vorgenommen. Die Prüfung des Arbeitskreises beruht nicht auf den aktualisierten Dokumenten. Es erfolgt keine differenzierte Betrachtung einzelner Produkte. Microsoft Office 365 ist vielmehr ein Oberbegriff für eine ganze Produktgruppe, welche strenggenommen in Office 365 und Microsoft 365 zu unterteilen sind. Innerhalb der Produktgruppen gibt es zudem zahlreiche Produkte, Lizenzen und Konfigurationsmöglichkeiten. Keine Berücksichtigung fand ferner das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 16. Juli 2020 in der Rechtssache C-311/18 (Schrems II).


WELCHE AUSWIRKUNGEN HAT DER BESCHLUSS FÜR DIE PRAXIS?

Festzuhalten bleibt, dass nicht alle Aufsichtsbehörden der DSK der datenschutzrechtlichen Bewertung des Arbeitskreises folgen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden Baden-Württembergs, Bayerns, Hessens und des Saarlands stellen klar, dass auch sie bei Microsoft Office 365 erhebliche datenschutzrechtliche Verbesserungspotenziale sehen, gerade auch mit Blick auf die jüngste Entscheidung des EuGH zu internationalen Datentransfers. Sie unterstützen im Grundsatz die Zielsetzungen des Arbeitskreises, soweit er Ansatzpunkte für datenschutzrechtliche Verbesserungen des Produkts Microsoft Office 365 formuliert. Seine Gesamtbewertung können sie allerdings schon deshalb nicht teilen, weil sie zu undifferenziert ausfällt. Die genannten Aufsichtsbehörden sehen die Bewertung des Arbeitskreises Verwaltung vom 15. Juli 2020 zwar als relevante Arbeitsgrundlage, aber noch nicht als entscheidungsreif an. Das gilt umso mehr, als bislang noch keine förmliche Anhörung von Microsoft zu den Bewertungen des Arbeitskreises Verwaltung erfolgt ist.

Ziel des Beschlusses war es, dass eine Grundlage geschaffen wird, auf deren Basis in den Dialog mit Microsoft getreten werden kann. Diese Gespräche sollen federführend durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz Brandenburg und das Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht zeitnah aufgenommen werden.

Die größte Herausforderung seitens Microsoft dürfte die Anpassung hinsichtlich der Offenlegung z.B. gegenüber Strafverfolgungsbehörden (beispielsweise aufgrund des Cloud-Act) sein. Microsoft selbst setzt bereits vor dem Urteil des EuGH auf die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln. Jedoch kann auch so ein Zugriff durch US-Behörden nicht ausgeschlossen werden. Ein Problem, welches jedoch nahezu alle US-Dienstleister gleichermaßen betrifft. Abzuwarten bleibt hier die Entwicklung hinsichtlich der Wirksamkeit der Standardvertragsklauseln.

Aufgrund der vorangestellten Ausführungen sind derzeit wohl keine konkreten Maßnahmen seitens der Aufsichtsbehörden aufgrund des Dokumentes des Arbeitskreises zu erwarten. Vielmehr geht die DSK selbst davon aus, dass eben jenes Dokument zunächst eine Gesprächsgrundlage mit Microsoft bilden kann. Organisationen in der Praxis sollten in aller erster Linie Ruhe bewahren und keine voreiligen Entscheidungen treffen. Vielmehr sollte mit größter Sorgfalt die weitere Entwicklung beobachtet werden. Deutlich wird jedoch, dass ohne jegliche Konfiguration Produkte aus den Gruppen Office 365 und Microsoft 365 nicht datenschutzkonform genutzt werden können.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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