AUSKUNFTS- UND SCHADENERSATZANSPRUCH NACH BEENDIGUNG EINES ANWALTSVERTRAGES

In seinem Urteil vom 1.7.2021 (Az.: 15 O 372/20 – Urteil ist bisher noch nicht frei zugänglich) hat sich das Landgericht (LG) Bonn mit dem für Berufsgeheimnisträger praxisrelevanten Auskunftsanspruch samt Herausgabe einer Kopie der Handakte gemäß Art. 15 DS-GVO befasst. Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit dem konkreten Sachverhalt des Urteils sowie der Entscheidung des Gerichts und die damit verbundene Auswirkung für die Praxis.


WORUM GEHT ES IN DEM URTEIL?

Ursprünglich wurde die Rechtsanwaltskanzlei für die Mandantin in einer Verkehrsunfallsstreitigkeit sowie einer Schadenssache tätig. Nachdem das Mandat gekündigt wurde, forderte die Mandantin die Kanzlei zur Erteilung einer vollständigen Datenauskunft einschließlich einer Kopie der Handakte auf. Durch den neuen Prozessbevollmächtigten wurden schließlich gerichtlich u.a. Ansprüche auf Auskunft und Kopie sowie Schmerzensgeld geltend gemacht. Ihr diesbezüglicher Anspruch sei bisher nicht vollständig erfüllt worden, weil Angaben zum „Mandatskonto“ und zur bisher erfolgten Kommunikation mittels E-Mail und WhatsApp fehlten. Zudem fehlten Angaben zum Bürorechner und zu der Frage, ob Daten an den mit dem Anwalt in Bürogemeinschaft gemeinsam tätigen Kollegen weitergegeben worden seien, weil dieser die gleiche Telefaxnummer nutze.


WAS WURDE KONKRET ENTSCHIEDEN?

Das Gericht führt aus, dass nach Art. 15 DS-GVO jede betroffene Person, nach Art. 4 Nr. 1 DS-GVO also jede durch personenbezogene Daten identifizierbare oder identifizierte Person, das Recht hat, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie u.a. ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Der Begriff der „personenbezogenen Daten“ ist weit gefasst und umfasst nach der Legaldefinition in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Das Landgericht Bonn folgt insoweit der Rechtsprechung des OLG Köln (Urt. v. 26.7.2019 – Az.: 20 U 75/18), die den Umfang der Datenauskunft grundsätzlich weit fast. Hierunter fallen demnach u.a. auch die Angaben aus dem Mandatskonto und die betreffende elektronische Kommunikation.

Das Urteil des LG Bonn steht insoweit im Einklang mit der Entscheidung des Bundesgerichtshofes (BGH) (Urt. v.  15.6.2021 – Az.: VI ZR 576/19). Auch der BGH geht im Einklang mit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshof (EuGH) von einem sehr weiten Verständnis des Begriffes der personenbezogenen Daten aus und lässt insoweit auf der Tatbestandsebene des Art. 15 DS-GVO keine teleologische Reduktion des Anwendungsbereiches zu. Konkret sieht der BGH vom Auskunftsanspruch u.a. Korrespondenz zwischen den Parteien, interne (Akten-)Vermerke und Kommunikation umfasst. Außerdem sei der Auskunftsanspruch nicht bereits deshalb ausgeschlossen, weil die Daten dem Vertragspartner bereits bekannt sein.


IST DIE VERSPÄTETE AUSKUNFT DANN SCHADENERSATZPFLICHTIG?

Dieser Frage erteilt das Landgericht Bonn eine Absage. Es konstatiert, dass der Klägerin aufgrund der nach acht Monaten ersteilten Datenauskunft kein Anspruch auf Schadenersatz in Form eines Schmerzensgeldes aus Art. 82 DS-GVO zusteht. Zu Begründung führt das Gericht an:

„Gemäß Art. 82 Absatz 2 DSGVO haften die Verantwortlichen – insoweit konkretisierend – für den Schaden, der durch eine nicht dieser Verordnung entsprechende Verarbeitung entstanden ist. Daher kommt nur ein Verstoß durch die Verarbeitung selbst in Betracht, die verordnungswidrig sein muss, um einen Schadensersatzanspruch auszulösen. Aufgrund von anderen Verstößen, die nicht durch eine der DSGVO zuwiderlaufende Verarbeitung verursacht worden sind, kommt eine Haftung nach Artikel 82 Absatz 1 DSGVO nicht in Betracht […]“

Daher führt nach Ansicht des Gerichtes eine bloße Verletzung der Informationsrechte der betroffenen Person aus Art. 12-15 daher nicht dazu, dass eine Datenverarbeitung, infolge derer das Informationsrecht entstanden ist, selbst verordnungswidrig ist. Dementsprechend löst die nach Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DS-GVO verspätete Erfüllung von (Auskunfts-)Ansprüchen grundsätzlich keinen Schadensersatzanspruch gemäß Art. 82 DS-GVO aus. Das Landgericht Bonn bezieht hier klar Stellung zu einer umstrittenen Fragestellung im Rahmen des Art. 82 DS-GVO.

Unabhängig davon scheitert der Anspruch auch daran, dass ein Schaden nicht dargelegt wurde. Allein dass die Betroffene auf die Datenauskunft „warten“ musste, kann nach Ansicht des Gerichtes auch nach dem Schadensmaßstab der DS-GVO keinen ersatzfähigen Schaden begründen. Es muss auch bei einem immateriellen Schaden eine Beeinträchtigung eingetreten sein, die unabhängig von einer Erheblichkeitsschwelle wenigstens spürbar sein muss. Andernfalls scheidet ein „Schaden“ begrifflich schon aus. Eine solche Spürbarkeit wurde im gegenständlichen Verfahren jedoch nicht dargelegt.


WELCHE AUSWIRKUNGEN FÜR DIE PRAXIS SIND ZU ERWARTEN?

Vorab ist anzumerken, dass keine Klärung der Frage nach dem Verhältnis der datenschutzrechtlichen Vorschriften der Art. 15 ff. DS-GVO zu den berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere dem § 50 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) erfolgte. So kennt § 50 Abs. 2 BRAO einen eigenständigen Herausgabeanspruch des Auftraggebers gegenüber dem Rechtsanwalt, wobei letzterer gemäß § 50 Abs. 3 BRAO die Herausgabe so lange verweigern darf, bis er wegen der ihm vom Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist. Klärungsbedürftig ist in diesem Zusammenhang insbesondere das Verhältnis zwischen § 50 Abs. 2 und 3 BRAO zu Art. 15 Abs. 3 DS-GVO und Art. 20 DS-GVO.

So ist die Annahme eines weiten Umfangs des Auskunftsanspruchs in jedem Fall zu begrüßen, da ein Ablehnen bestimmter Datenarten bereits auf Tatbestandebene des Art. 15 DS-GVO wohl nicht mit der Schutzwirkung der DS-GVO in Einklang zu bringen ist. Dies ist jedoch nicht gelichbedeutend mit der Annahme, dass keine Ausnahmen möglich wären. In Betracht kommen können hier insbesondere Art. 12 Abs. 5 Satz 2 DS-GVO (offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen), Art. 15 Abs. 4 DS-GVO (Beeinträchtigung der Rechte und Freiheiten anderer Personen) sowie Art. 23 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 29 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) (Geheimhaltungspflichten) oder i.V.m. § 34 BDSG (u.a. Aufbewahrungspflichten und Datensicherung).

Hinsichtlich der Ausführungen zum Schadenersatzanspruch wird mit Spannung zu erwarten sein, wie der EuGH diesbezüglich entscheiden wird, da der Oberste Gerichtshof in Österreich (OGH, Entsch. v. 15.4.2021 – Az.: 6 Ob 35/21) entsprechend vorgelegt hat. Geklärt werden soll u.a., ob der Zuspruch von Schadenersatz nach Art. 82 DS-GVO neben einer Verletzung von Bestimmungen der DS-GVO auch erfordert, dass der Kläger bzw. Betroffene einen Schaden erlitten hat oder ob bereits die Verletzung von Bestimmungen der DS-GVO als solche für die Zuerkennung von Schadenersatz ausreicht.


FAZIT

Es bleibt festzuhalten, dass Auskunfts- sowie Kopieanspruch des Art. 15 DS-GVO einerseits und der Schadenersatzanspruch des Art. 82 DS-GVO andererseits regelmäßig Gegenstand von Gerichtsentscheidungen sind und auch bleiben werden. Trotz zahlreicher Entscheidungen verbleiben viele offene Fragestellungen. Gleichwohl führen die höchstrichterlichen Entscheidungen Stück für Stück zu Rechtssicherheit. Für Verantwortliche empfiehlt es sich entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um Auskunftsersuchen unverzüglich und vollständig beantworten zu können.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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DIE EINWILLIGUNG BEI DER E-MAIL-VERSCHLÜSSELUNG

Im Rahmen unseres Beitrages zur E-Mail-Verschlüsselung bei Berufsgeheimnisträgern haben wir bereits über die grundsätzlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der E-Mail-Kommunikation berichtet. Unvermeidbar wird bei dieser Thematik früher oder später die Frage aufgeworfen, ob ein Verzicht auf die E-Mail-Verschlüsselung möglich sei. Datenschutzrechtlich stellt sich hierbei die Frage, ob ein Betroffener in ein niedrigeres Schutzniveau, als rechtlich geboten einwilligen kann, m.a.W. steht die Abdingbarkeit des Art. 32 DS-GVO durch Erteilung einer Einwilligung des Betroffenen im Raum. Diesbezüglich hat sich jüngst der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI) in einem Aktenvermerk geäußert.


WAS ENTHÄLT DER VERMERK DES HMBBFDI?

Zunächst wird in einigen grundsätzlichen Erwägungen der Sinn und Zweck bzw. die Systematik von Art. 32 DS-GVO (in Verbindung mit Erwägungsgrund 83 DS-GVO) dargestellt. Hiernach haben grundsätzlich Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter zu prüfen, welche Risiken sich aus den jeweiligen Datenverarbeitungen ergeben. Konkrete Maßnahmen sind in Anlehnung an anerkannte Sicherheitsmaßnahmenkataloge wie dem BSI-Grundschutz, der ISO 27001 oder dem Standard-Datenschutzmodell zu prüfen.

Anschließend wird die Frage aufgeworfen, ob betroffene Personen in ein niedrigeres Schutzniveau, als rechtlich geboten ist, einwilligen können:

Hierfür betrachtet die Aufsichtsbehörde zunächst die Frage, ob es sich bei Art. 32 DS-GVO um dispositives Recht handelt oder ob Gründe des Systemdatenschutzes entgegenstehen. Im Ergebnis kommt der HmbBfDI zu dem Ergebnis, dass es eine erhebliche Beschränkung der betroffenen Person bedeuten würde, wenn eine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die sie ausdrücklich wünscht, mit Verweis auf den Systemdatenschutz nicht durchgeführt werden kann. Auf den ersten Blick scheinen die Ausführungen des HmbBfDI zu verwundern, ließen die Ausführungen in einem Schreiben der Aufsichtsbehörde vom 08.01.2018 die gegenläufige Rechtsauffassung vermuten. Zutreffend sei nach den Ausführungen im Vermerk aber zwischen den einzelnen Beteiligten zu differenzieren. So enthält der Art. 32 DS-GVO Pflichten für den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter, die zwar einen Beurteilungsspielraum zulassen, im Kern allerdings zwingend sind und nicht zur Disposition des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters stehen. Etwas anderes gilt in Bezug auf die betroffene Person, da die DS-GVO ausweislich des Art. 1 Abs. 2 DS-GVO „die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten“ zu ihrem Regelungsgegenstand erklärt.  Dieses steht zur Disposition des Grundrechtsträgers, also der betroffenen Person. Die Einwilligung ist demnach in alle Formen der Verarbeitung personenbezogener Daten der betroffenen Person möglich, auch wenn diese möglicherweise von Außenstehenden als für die betroffene Person schädlich wahrgenommen werden. Die Vorgaben des Art. 32 DS-GVO stehen daher nach dem HmbBfDI zur Disposition der betroffenen Person. Für den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter enthalten sie dagegen verbindliche Regeln.

Voraussetzung für die obenstehende Vorgehensweise ist jedoch zum einen, dass der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter seiner Pflicht zur Schaffung der nach Art. 32 DS-GVO erforderlichen Standards der Datensicherheit nachkommt. Dies begründet sich dadurch, dass eine freie Entscheidung über den Verzicht der Einhaltung der Vorgaben des Art. 32 DS-GVO durch die betroffene Person nur dann getroffen werden kann, wenn die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen durch den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter zumindest vorgehalten werden. Zum anderen muss die Einwilligung den Anforderungen des Art. 7 DS-GVO (analog) genügen. Diese Voraussetzungen ergeben sich aus den unterschiedlichen Regelungswirkungen, die Art. 32 DS-GVO gegenüber dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter und der betroffenen Person entfaltet.


WAS SAGEN ANDERE DATENSCHUTZ-AUFSICHTSBEHÖRDEN?

Der Sächsische Datenschutzbeauftragte führt in seinem Tätigkeitsbericht für den Berichtszeitraum 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2019 hinsichtlich der E-Mail-Nutzung durch Steuerberater u.a. wie folgt aus:

„Unter besonderer Berücksichtigung […] der Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten gemäß Artikel 25 und des Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO, wonach die dort ausdrücklich genannte Verschlüsselung eine adäquate Maßnahme zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung darstellt […] kommt damit für Steuerberater grundsätzlich nur eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation in Betracht.“

Weiter heißt es:

„Etwas anderes gilt nur dann, wenn das Steuerbüro seine Mandanten auf die besondere Schutzbedürftigkeit der per E-Mail zu versendenden Daten sowie die speziellen Risiken eines unverschlüsselten E-Mail-Versands hingewiesen hat, diesbezüglich sichere Kommunikationswege (z. B. Verschlüsselung, Postversand) grundsätzlich alternativ anbietet, und sich der Mandant vor diesem Hintergrund bewusst für einen unverschlüsselten E-Mail-Versand entscheidet, d. h. hierfür seine Einwilligung (Artikel 7 DSGVO) erteilt, wobei die diesbezügliche Beweislast beim Steuerberater als dem Versender liegt. Darüber hinaus dürfen solche unverschlüsselt versandten E-Mails keine personenbezogenen Daten Dritter enthalten.“

Ebenfalls in diese Richtung äußert sich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. Demnach ist ein Unterschreiten der Sicherheitsanforderungen bei der E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich hinnehmbar, sofern eine freiwillige und informierte Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Als Maßstab für die Einwilligung ist auf Art. 7 DS-GVO abzustellen. Der Berufsgeheimnisträger muss gleichfalls jedoch eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation angeboten haben. Weiter muss der Berufsgeheimnisträger nachweisen, dass die betroffene Person in Kenntnis aller Risiken durch entsprechende Aufklärung sein Einverständnis erteilt hat, unverschlüsselt zu kommunizieren. Von einer informierten Einwilligung ist nicht auszugehen, wenn die betroffene Person, etwa ein Mandant, die unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation beginnt. Dies gilt auch für den Fall, dass auf der Homepage des Berufsgeheimnisträgers ein „pauschaler“ Hinweis über die Unsicherheit der unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation gegeben wird. Ausgeschlossen wird zudem die Erteilung der Einwilligung in den Fällen, in denen über personenbezogene Daten Dritter kommuniziert wird.


GIBT ES RECHTSPRECHUNG ZU DER THEMATIK?

Ursprünglich hatte sich das VG Berlin in einem Urteil vom 24.05.2011 (Az.: 1 K 133.10) dahingehend geäußert, dass es eine entsprechende Abdingbarkeit technische und organisatorische Maßnahmen anzunehmen sei. Andernfalls ergäbe sich eine Unvereinbarkeit mit dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Das VG Mainz entschied im letzten Jahr in seinem Urteil vom 17.12.2020 (Az.: 1 K 778/19.MZ) zwar über die Art der Verschlüsselung, hat die Frage der Abdingbarkeit aber offengelassen.


FAZIT

Aus den bisherigen Äußerungen der einzelnen Aufsichtsbehörden geht hervor, dass diese nunmehr grundsätzlichen Möglichkeit des Betroffenen zur Erteilung einer Einwilligung in ein niedrigeres Schutzniveau annehmen, dies aber zugleich an entsprechende Voraussetzungen knüpfen. Unstreitig wird die Einwilligung den Anforderungen des Art. 7 (analog), Art. 4 Nr. 11 DS-GVO entsprechend müssen. Außerdem muss der Berufsgeheimnisträger ausreichend technische und organisatorische Maßnahmen vorhalten, m.a.W. eine verschlüsselte Kommunikation muss vor Erteilung der Einwilligung zumindest angeboten worden sein. Hier wird die Überlegung zu führen sein, dass sich das Angebot zur verschlüsselten Kommunikation nicht ausschließlich auf die E-Mail-Kommunikation beziehen muss. Unter Berufsgeheimnisträgern sind mittlerweile neben diversen E-Mail-Verschlüsselungslösungen ebenfalls Angebote zu Gateway-Lösungen oder Webportalen weit verbreitet. Es wird in der Praxis nicht ausreichend sein, dem Mandanten eine Einwilligung zur unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation anzuringen, wenn tatsächlich schon keine Möglichkeit zur Einrichtung einer verschlüsselten Kommunikation besteht.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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E-MAIL-VERSCHLÜSSELUNG BEI BERUFSGEHEIMNISTRÄGERN

Die Kommunikation von Berufsgeheimnisträgern erfolgt heute zu einem großen Teil per E-Mail. E-Mails enthalten zusätzlich zu den Inhaltsdaten (d.h. dem Text der Mail und etwaigen Anhängen) auch Metadaten wie Absender und Empfänger, das Datum und den Betreff. Regelmäßig handelt es sich bei diesen Informationen um personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Der folgende Beitrag stellt eine datenschutzrechtliche Beurteilung der aktuellen Rechtslage dar.


BESTEHT EINE (DATENSCHUTZRECHTLICHE) VERSCHLÜSSELUNGSPFLICHT?

Art. 32 DS-GVO führt diesbezüglich aus, dass für die Datenverarbeitung Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen haben, um ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. f) DS-GVO müssen Daten in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet.  Dies umfasst u.a. den Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.


WELCHE INTENSITÄT MUSS DIE VERSCHLÜSSELUNG AUFWEISEN?

Man unterscheidet bei der Verschlüsselung von E-Mails grundsätzlich zwei Wege: Die Transport- und die Inhaltsverschlüsselung.

– Transportverschlüsselung: Die E-Mail-Nachrichten werden durch einen verschlüsselten Tunnel geschickt. Jedoch liegen die E-Mails nicht nur bei Absender und Empfänger im Klartext vor, sondern auch auf dazwischenliegenden Knoten. Nachrichten können also mitgelesen werden.

– Inhaltsverschlüsselung: Hierbei wird der E-Mail-Inhalt verschlüsselt. Jedoch bleiben die sogenannten Metadaten (Absender, Betreff der Nachricht, Empfänger usw.) unverschlüsselt und damit lesbar.

Sowohl Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als auch Transportverschlüsselung mindern für ihren jeweiligen Anwendungszweck Risiken für die Vertraulichkeit der übertragenen Nachrichten. Der Einsatz von Transportverschlüsselung bietet einen Basis-Schutz und stellt eine Mindestmaßnahme zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen dar. In Verarbeitungssituationen mit normalen Risiken wird dabei bereits durch die Transportverschlüsselung eine ausreichende Risikominderung erreicht.[1] TLS („Transport Layer Security“) ist das Standardprotokoll für die Transportverschlüsselung und wird von den namenhaften europäischen Providern standardmäßig angeboten.

Einen deutlich weitergehenden Schutz der Vertraulichkeit der Inhaltsdaten erreichen Sie durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, wofür derzeit die Internet-Standards S/MIME (RFC 5751) und OpenPGP (RFC4880) i.d.R. in Verbindung mit PGP/MIME (RFC 3156) zur Verfügung stehen. Technologien wie S/MIME oder PGP fehlt es nach wie vor am fehlenden Vernetzungseffekt.

Eine Lösung in der Breite kann vermutlich die sog. qualifizierte Transportverschlüsselung darstellen. E-Mails werden nach der vollautomatischen Verifizierung des Empfänger-Servers über eine sichere TLS-Verschlüsselung übertragen. Hierbei wird zunächst die IP-Adresse eines Empfänger-Systems fälschungssicher abgerufen. Anschließend erfolgt eine TLS-Zertifikatsprüfung des Servers und schließlich wird eine verschlüsselte Übertragung nur dann vorgenommen, wenn die vom BSI erlaubten Algorithmen, Chiffren und Schlüssellängen verwendet werden. In vielen Fällen ist die qualifizierte Transportverschlüsselung durch eine Erweiterung des E-Mail-Systems durch ein sog. Add-on möglich.

Grundsätzlich sollten E-Mails mit personenbezogenen Daten, sofern diese nicht pseudonymisiert werden, mindestens mit einer „Transportverschlüsselung“ versendet werden. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass bei einer Transportverschlüsselung die E-Mails auf den E-Mail-Servern im Klartext vorliegen und grundsätzlich einsehbar sind. Bei besonders schützenswerten Daten (z.B. Kontobewegungsdaten, Finanzierungsdaten, Daten zum Gesundheitszustand, Mandantendaten von Rechtsanwälten und Steuerberatern, Beschäftigtendaten) ist eine alleinige Transportverschlüsselung möglicherweise nicht ausreichend. Bei besonders sensiblen Daten sollte daher eine Inhaltsverschlüsselung das Mittel der Wahl darstellen. Sollte dies nicht gewährleistet werden können, sind ggf. alternative Übertragungswege denkbar.[2]

Entsprechende Alternativen können serverseitige Verschlüsselungslösungen, sog. E-Mail-Gateways, darstellen. Bei einem Secure E-Mail-Gateway laufen im Gegensatz zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtliche kryptografischen Vorgänge, etwa das Verschlüsseln und Signieren von Inhalten, über ein dediziertes E-Mail-Gateway. Das Gateway wird an zentraler Stelle des Unternehmensnetzwerks implementiert und wahlweise als Aufsatz für einen bereits vorhandenen E-Mail-Server oder als eigenständiger Server eingesetzt. Weitere Alternativen können der elektronische Austausch über eine gesicherte Verbindung (Web-Portal des Verantwortlichen mit Zugangsbeschränkungen) oder die klassische postalische Zusendung darstellen.


WORAUF MUSS NOCH GEACHTET WERDEN?

Weitere relevante Kriterien sind zum einen Schnittstellen zu weiterer Sicherheitssoftware (bspw. Virenscanner, Firewall) sowie die E-Mail-Archivierung. Um die E-Mails gesetzeskonform identifizieren zu können, sollte das Archivsystem auf die E-Mail-Inhalte im Klartext zugreifen können.


IST EIN VERZICHT AUF DIE E-MAIL-VERSCHLÜSSELUNG MÖGLICH?

Ein Unterschreiten der genannten Sicherheitsanforderungen ist datenschutzrechtlich hinnehmbar, sofern eine freiwillige und informierte Einwilligung der betroffenen Person in eine unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation vorliegt. Dies bedeutet unter anderem, dass der Berufsgeheimnisträger eine Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation angeboten haben muss.

Maßstab für die Anforderungen an eine derartige Einwilligung ist Art. 7 DS-GVO. Der Berufsgeheimnisträger hat hiernach nachzuweisen, dass die betroffene Person in Kenntnis aller Risiken durch entsprechende Aufklärung sein Einverständnis erteilt hat, unverschlüsselt zu kommunizieren. Zu Bedenken ist, dass eine solche Einwilligung der betroffenen Person, mit der ein direkter E-Mail-Kontakt besteht, allein nicht ausreichend ist, sofern auch personenbezogene Daten eines Dritten kommuniziert werden.

Von einer informierten Einwilligung ist nicht auszugehen, wenn die betroffene Person, etwa ein Mandant, die unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation beginnt. Die Einholung einer pauschalen Einwilligung im Rahmen des der Rechtsbeziehung zugrundeliegenden allgemeinen Vertragswerkes (z.B. Mandatsvereinbarung, Behandlungsvertrag) dürfte problematisch sein, wenn diese mit der entsprechenden Aufklärung zusammen nicht besonders hervorgehoben ist.


FAZIT

In der Konsequenz müssen Verantwortliche i.S.d Art. 4 Nr. 7 DS-GVO – also auch Berufsgeheimnisträger unabhängig von ihrer Organisationsform – daher E-Mail-Kommunikation, die personenbezogene Daten enthält, dem Stand der Technik entsprechend datensicher organisieren, um sich keines Verstoßes gegen die genannten Normen vorwerfen lassen zu müssen.

[1] Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu „Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail vom 13. Mai 2020.

[2] So die Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen und der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz in entsprechenden Pressemitteilungen.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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