RECHT AUF LÖSCHUNG – „RECHT AUF VERGESSENWERDEN“ – ARTIKEL 17 DS-GVO

Mit dem Recht auf Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DS-GVO lenken wir den Blick auf ein weiteres Betroffenenrecht, welches neben dem Auskunftsanspruch wohl jeder verantwortlichen Stelle früher oder später begegnen wird. Die Kernbotschaft lautet demnach auch beim Recht auf Löschung: Wenn es um Betroffenenanfragen geht, bedarf es innerhalb der verantwortlichen Stelle eines professionellen Umfangs hiermit und es ist geboten den Prozess zu standardisieren und in einem Löschkonzept in einfach umsetzbaren Routinen zu berücksichtigen. 


VORAUSSETZUNGEN FÜR EINEN LÖSCHANSPRUCH

Art. 17 Abs. 1 DS-GVO sieht das Recht der betroffenen Person vor, die Löschung von personenbezogenen Daten bei Vorliegen bestimmter Löschgründe verlangen zu können. Dieses Recht entbindet den Verantwortlichen allerdings nicht davon, auch ohne Verlangen der betroffenen Person regelmäßig zu überprüfen, ob die von ihm verarbeiteten Daten zu löschen sind. Als Löschgründe sind in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO vorgesehen:
– die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig (lit. a);
– Widerruf der Einwilligung und es besteht keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (lit. b);
– erfolgreicher Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 (lit. c);
– Unrechtmäßigkeit der Verarbeitung (Generalklausel, lit. d);
– rechtliche Verpflichtung zur Löschung (lit. e);
– Datenerhebung bei Kindern (lit. f).

Für verantwortliche Stellen werden die Tatbestände des Art. 17 Abs. 1 lit. a, b und d DS-GVO überwiegend eine Rolle spielen.

Der Tatbestand von Art. 17 Abs. 1 lit. a DS-GVO räumt der betroffenen Person ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten dann ein, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Dementsprechend entscheidet der konkrete Zweck einer Datenverarbeitung maßgeblich über die maximal zulässige Speicherdauer personenbezogener Daten. Unter Zugrundelegung des Zwecks ist nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung des Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO eine Löschung zum frühestmöglichen Zeitpunkt vorzunehmen. Dabei darf keine Möglichkeit mehr existieren, auf die Daten ohne unverhältnismäßigen Aufwand zuzugreifen oder diese wiederherzustellen. Als Orientierung dient hierbei beispielsweise DIN 66399.

Wenn die betroffene Person Ihre Einwilligung widerruft, Art. 17 Abs. 1 lit. b, so entfällt die Rechtsgrundlage für Verarbeitungen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Daraus resultiert aber nur dann ein Löschanspruch, wenn sich die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf keine andere Rechtsgrundlage als die der Einwilligung stützen kann. Diesbezüglich kommen vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung), lit. c (rechtliche Verpflichtungen) und e (Aufgabenerfüllung im öffentlichen Interesse) und lit. f (berechtigtes Interesse) DS-GVO in Betracht. Der Widerruf der Einwilligung resultiert also nur dann in einer absoluten Verpflichtung zur Löschung, sofern die Einwilligung die einzige Rechtsgrundlage der Verarbeitung darstellte.

Nach Art. 17 Abs. 1 lit. d DS-GVO bestehen die Löschrechte auch, wenn personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Die Regelung erfasst alle Konstellationen der unzulässigen Verarbeitung, insbesondere die Fälle, bei denen von vornherein keine Rechtsgrundlage für die Erhebung oder Speicherung personenbezogener Daten vorlag.


KEINE REGEL OHNE AUSNAHMEN

Ausnahmen bestehen dann, wenn der Löschpflicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. So ergeben sich beispielsweise aus § 147 AO oder § 257 HGB Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen von sechs bzw. zehn Jahren. Weitere spezialgesetzliche Ausnahmen lassen sich unter anderem im Banken- und Versicherungsgesetz, Aktiengesetz, Produkthaftungsgesetz oder auch im Bürgerlichen Gesetzbuch finden. Grundsätzlich gilt hierbei: Spezialgesetzliche Aufbewahrungsfristen gehen stets den datenschutzrechtlichen Löschpflichten vor. Dementsprechend dürfen personenbezogene Daten nicht gelöscht werden, sofern derartige Aufbewahrungsfristen bestehen. Bei der Aufbewahrung sind die datenschutzrechtlichen Grundsätze, insbesondere durch die Festlegung von Zutritts- und Zugriffsberechtigungen, einzuhalten.

Von einer Löschung kann ebenfalls – zumindest vorübergehend – abgesehen werden, wenn eine Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Weitere Ausnahmen bestehen, sofern die Löschung personenbezogener Daten die Verwirklichung im öffentlichen Interesse liegender Archivzwecke, wissenschaftlicher oder historischer Forschungszwecke sowie statistischer Zwecke ernsthaft beeinträchtigen oder unmöglich machen würde. Bei öffentlichen Stellen ist zudem eine Anbietungspflicht an die Landesarchive zu prüfen.


VORGEHENSWEISE BEI EINEM ANTRAG AUF LÖSCHUNG

Im Rahmen der Bearbeitung eines Löschantrages bietet sich folgende Vorgehensweise an: Ein Löschantrag kann von jeder betroffenen Person gestellt werden. Der Antrag unterliegt keinerlei Formanforderungen, kann also schriftlich, mündlich, per E-Mail oder sonst elektronisch erfolgen. Im Rahmen eines konkreten Antrags auf Löschung ist zunächst die Identität des Antragsstellers festzustellen und sodann sind die vorhandenen Datenbestände zu identifizieren. Es muss geprüft werden, ob der Antragsteller einen Anspruch auf Löschung hat bzw. keine Gründe vorliegen, die eine Speicherung der Daten weiterhin rechtfertigen. Der Löschungsanspruch umfasst dann sämtliche Datenbestände, in denen die personenbezogenen Daten des Antragstellers gespeichert sind. Längstens ist der Antragsteller nach einer absoluten Frist von einem Monat über die Entscheidung bzw. dem Löschvorgang zu informieren. Sofern die Frist unter Berücksichtigung der Komplexität des Antrags nicht eingehalten werden kann, ist eine Verlängerung um weitere zwei Monate möglich. Der Antragsteller ist unter Angaben von Gründen zu informieren.


SANKTIONEN UND SCHADENSERSATZ

Kommt der Verantwortliche der Löschpflicht / dem Löschanspruch der betroffenen Person nicht nach, kann die betroffene Person Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen. Eine Verletzung des Rechts auf Löschung wird mit hohen Geldbußen geahndet. Zudem kann die betroffene Person im Wege der Klage gegen den Verantwortlichen vorgehen. Es besteht die Möglichkeit Schadensersatz einzufordern.


FAZIT

Verantwortliche Stellen zeichnet ein professioneller Umgang mit der Löschpflicht aus, wenn bereits frühzeitig entsprechende interne Prozesse implementiert werden. Nutzen Sie hierbei Synergien! Oftmals knüpft die Löschung an ein Auskunftsbegehren an. Dieser Prozess sollte daher ganzheitlich etabliert werden. Verarbeitet ein Verantwortlicher personenbezogene Daten nur in gesetzlich zulässiger Weise, besteht keine darüberhinausgehende Verpflichtung zur Löschung. Eine organisierte Übersicht über die Art der verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung sowie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bietet das Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DS-GVO. Darüber hinaus empfiehlt sich ein eigenes Löschkonzept für alle innerhalb der verantwortlichen Stelle durchgeführten Verarbeitungszwecke an, woraus sich eine dokumentierte Löschroutine ablesen lässt.

Über die Autorin: Carolin Rubel ist Rechtsanwältin und als externe Datenschutzbeauftragte beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus ihrer Beratungstätigkeiten liegen neben der Betreuung von Auftraggebern aus den allgemeinen Bereichen Industrie, Handel und Dienstleistung ebenfalls Wohnungsunternehmen sowie kirchliche Stellen und Auftraggeber aus dem Gesundheitsbereich. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie die Autorin gern per E-Mail kontaktieren.

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DAS RECHT AUF BERICHTIGUNG NACH ART. 16 DS-GVO

In der Kürze liegt die Würze und der Teufel im Detail. Selten in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt es eine Norm, die so knapp gehalten ist und für beide Seiten – Verantwortlicher und Betroffener – gleichermaßen Bedeutung genießt. Als Bestandteil der Betroffenenrechte des Kapitel III der DS-GVO, gewährleistet Art. 16 in zwei Sätzen dem Betroffenen die Berichtigung unrichtiger (S. 1) und die Vervollständigung unvollständiger (S. 2) personenbezogener Daten. Nicht nur aus dem Grundsatz der Richtigkeit gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. d DS-GVO trägt der Verantwortliche dafür Sorge, dass verarbeitete personenbezogene Daten richtig sind. Das Recht auf Berichtigung ergänzt und unterstützt den Verantwortlichen, seine Verpflichtung unrichtige Daten zu berichtigen. Richtige Daten sind für die Datenschutz-Compliance beim Verantwortlichen essenziell. Unvollständige Daten generieren unrichtige Ergebnisse. Die Richtigkeit vorhandener Daten der betroffenen Person verhindert negative Auswirkungen auf interne Verarbeitungsprozesse. Das Recht und die Pflicht im Detail:


BERICHTIGUNG

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 16 S. 1 DS-GVO. Unrichtig sind solche Daten, die objektiv nicht mit der Wirklichkeit übereinstimmen. Beispiele sind etwa unzutreffende Angaben zu Name, Adresse oder Geburtsdatum. Der Anspruch bezieht sich grundsätzlich auf Tatsachenangaben und nicht auf Meinungen oder Werturteile. Unerheblich für die Geltendmachung des Anspruchs ist, ob die Daten von Anfang an falsch abgespeichert wurden oder sich die Daten der Person geändert haben.  Der Berichtigungsanspruch des Betroffenen ist ein Interventionsrecht, mit dem er die Rechtslage gestalten kann.


VERVOLLSTÄNDIGUNG

Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 16 S. 2 DS-GVO. Unvollständig sind Daten, wenn das Fehlen von Angaben im konkreten Informationszusammenhang zu einer Irreführung oder Missverständnissen führt. Letzteres wäre der Fall, wenn Fehlzeiten eines Arbeitnehmers festgehalten werden, ohne dass nach den Gründen wie Fortbildung, Urlaub oder Krankheit usw. differenziert wird. Vervollständigung kann dem Wortlaut nach nur „unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung“ verlangt werden, wobei der Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO maßgeblich zu berücksichtigen ist. Personenbezogene Daten dürfen nur insoweit erhoben werden, als sie zwingend für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.


BESCHRÄNKUNG DES RECHTS AUF BERICHTIGUNG

Ausnahmen von der Berichtigungspflicht werden in Art. 16 DS-GVO nicht direkt generiert. Allerdings wird der Union und den nationalen Gesetzgebern durch die Art. 23 sowie Art. 89 Abs. 2 und 3 DS-GVO („Öffnungsklauseln“), die Möglichkeit eröffnet den Berichtigungsanspruch zu beschränken. Von einer solchen Beschränkung hat der deutsche Gesetzgeber zum Beispiel in den §§ 27 Abs. 2 und 28 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Forschungs-, Statistik- und Archivzwecke gebrauch gemacht. Danach kann ein Betroffener seinen Berichtigungsanspruch nicht geltend machen, wenn dadurch die zur Verarbeitung festgelegten Zwecke beeinträchtigt werden.


DER ABLAUF EINES BERICHTIGUNGSPROZESSES

Das Recht der betroffenen Person auf Berichtigung hängt eng mit den Transparenzrechten, insbesondere mit dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO zusammen. Ohne das Recht auf Auskunft könnte der Betroffene von seinem Berichtigungsrecht nicht Gebrauch machen, denn er wüsste nicht von den falschen Informationen, die über ihn verarbeitet werden.

Grundsätzlich kann ein Berichtigungsantrag von jeder natürlichen Person gestellt werden. Der Antrag unterliegt keinerlei Formanforderungen, kann also schriftlich, mündlich, per E-Mail oder sonst elektronisch gestellt werden. Im Rahmen eines konkreten Antrags auf Berichtigung ist zunächst die Identität des Antragsstellers festzustellen und sodann sind die vorhandenen Datenbestände zu identifizieren. Der Berichtigungsanspruch umfasst sämtliche Datenbestände, in denen die unrichtigen personenbezogenen Daten des Antragstellers gespeichert sind. Die Berichtigung der Daten ist unverzüglich durch eine entsprechende Maßnahme durchzuführen. Bezogen auf den Einzelfall, kann dies durch Veränderung, teilweise oder vollständige Löschung oder Speicherung ergänzender oder neu erhobener Daten erfolgen. Längstens ist der Antragsteller nach einer absoluten Frist von einem Monat über die Entscheidung bzw. Maßnahmen des Berichtigungsantrages zu informieren. Sofern die Frist unter Berücksichtigung der Komplexität des Antrags nicht eingehalten werden kann, ist eine Verlängerung um weitere zwei Monate möglich. Der Antragsteller ist unter Angaben von Gründen zu informieren.

Hat der Verantwortliche die gespeicherten personenbezogenen Daten des Antragstellers an Dritte übermittelt, müssen auch diese über die Berichtigung der Daten informiert werden, sofern dies vernünftigerweise möglich ist. Alle zur Berichtigung ergriffenen Maßnahmen, sind unentgeltlich zu erbringen.


VERSTOß GEGEN DAS RECHT AUF BERICHTIGUNG

Verstöße gegen Betroffenenrechte sind keine Kavaliersdelikte. Ein Verstoß gegen das Recht auf Berichtigung, kann mit Geldbußen entsprechend des Art. 83 Abs. 5 lit. b DS-GVO geahndet werden. Daneben steht der betroffenen Person ein Schadensersatzanspruch gemäß Art. 82 DS-GVO zu, soweit ihr durch die Verarbeitung sie betreffender unrichtiger Daten ein materieller oder immaterieller Schaden entstanden ist.


FAZIT

Auf den ersten Blick handelt es sich um eine klare und einfache Regelung, die sich bei näherer Betrachtung als sehr Komplex erweist. Für den Verantwortlichen besteht die Herausforderung vor allem darin, die unterschiedlichen Betroffenenrechte auseinanderzuhalten und die jeweiligen Voraussetzungen zu kennen. Der Berichtigungsanspruch ist zügig, kontrolliert und dokumentiert durchzuführen. Es lohnt sich auch diesen Prozess zu standardisieren und in einem Datenschutzkonzept in einfach umsetzbaren Routinen zu berücksichtigen. 

Über die Autorin: Carolin Rubel ist Rechtsanwältin und als externe Datenschutzbeauftragte beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus ihrer Beratungstätigkeiten liegen neben der Betreuung von Auftraggebern aus den allgemeinen Bereichen Industrie, Handel und Dienstleistung ebenfalls Wohnungsunternehmen sowie kirchliche Stellen und Auftraggeber aus dem Gesundheitsbereich. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie die Autorin gern per E-Mail kontaktieren.

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  • Art. 16 DS-GVO
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DER AUSKUNFTSANSPRUCH NACH ART. 15 DS-GVO

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) kam es zu einer umfassenden Erweiterung der Betroffenenrechte. Einen großen Anteil der neugewonnen Präsenz der Betroffenenrechte ist dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO zuzuschreiben. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass das Auskunftsrecht wohl das am häufigsten geltend gemachte Betroffenenrecht aus der DS-GVO darstellt. Bedeutung erlangen in diesem Zusammenhang immer öfter Generatoren (beispielsweise www.itsmydata.de), welche sich ebenfalls für den Anstieg von Betroffenenanfragen verantwortlich zeichnen müssen.


WORUM GEHT ES BEI EINEM AUSKUNFTSANSPRUCH?

Die gesetzgeberische Intention hinter der Stärkung der Betroffenenrechte im Kapitel III der DS-GVO ist klar: Schaffung von Transparenz und mithin die Wahrung des Grundsatzes gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Der Auskunftsanspruch ist – soweit auch unstreitig – dem Grunde nach dazu angelegt, die Überprüfung der Rechtmäßigkeit einer Datenverarbeitung durchzuführen und somit letztlich auch der Ausübung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung nachzukommen. In Der Praxis wird der Auskunftsanspruch – insbesondere im arbeitsrechtlichen Prozess – als taktisches Mittel verwendet, um „Druck“ auf die Gegenseite auszuüben und/oder einen Überblick über vorhandene Datenbestände zu erlangen, um unter Umständen Folgeansprüche vorzubereiten.

Neben dem „reinen“ Auskunftsanspruch aus Art. 15 Abs. 1 DS-GVO, wohnt dem Art. 15 Abs. 3 DS-GVO zudem das Recht auf Erhalt einer Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, inne. Darüber hinaus kann das Recht auf Auskunft zur Vorbereitung der Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte, beispielsweise des Rechtes auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO oder des Rechtes auf Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO dienen.

Allerdings ergeben sich abseits zahlreicher juristischer Streitigkeiten rund um die Reichweite des Anspruchs für Verantwortliche bei der Umsetzung in der Praxis einige inhaltliche sowie prozessuale Herausforderungen, welche im Folgenden näher beleuchtet werden sollen.


WELCHE SCHWIERIGKEITEN BESTEHEN IM RAHMEN EINES AUFKUNFTERSUCHENS?

Bei der Betrachtung des Art. 15 DS-GVO entsteht regelmäßig Diskussionsbedarf, insbesondere in Bezug auf die Fragen:
– Müssen dem Antragsteller auch Daten zur Verfügung gestellt werden, welche ihm bereits vorliegen?
– Muss der Anspruch auf Erhalt einer Kopie gesondert geltend gemacht werden?
– Welchen Umfang entfaltet das Recht auf Erhalt einer Kopie?
– Wann kann der Anspruch auf Erhalt der Kopie beschränkt werden?
– Wann gilt ein Auskunftsbegehren als unverhältnismäßig?

Das Hauptaugenmerk soll nun auf die praktische Umsetzung gelegt werden. Für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen genügt insoweit nicht, wenn sich der Blick des Anwenders nur auf Art. 15 DS-GVO richtet. Vielmehr ist eine Gesamtschau mit den Normen aus Art. 4, Art. 11 und Art. 12 DS-GVO notwendig. Außerdem finden sich weitere Bestimmungen – insbesondere zu Ausnahmetatbeständen – im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).


WIE LÄUFT EIN AUSKUNFTSPROZESS AB?

Den Stein des Anstoßes bei einem Auskunftsprozess bildet der Antrag des Betroffenen, vgl. Art. 12 Abs. 2 Satz 1 DS-GVO. Der Verantwortliche ist gemäß Art. 12 Abs. 1 DS-GVO dazu angehalten die Betroffenen bei der Wahrnehmung ihrer Rechte zu unterstützen. Eingehen können Betroffenenanfragen auf allen denkbaren Kommunikationskanälen der verantwortlichen Stelle. Unter Umständen ist eine Auslegung der Anfrage notwendig, insbesondere wenn der Betroffene sich nicht ausdrücklich auf Art. 15 DS-GVO beruft – was er selbstverständlich nicht muss. Es genügt insoweit ein formloser Antrag, welcher keiner Begründung bedarf. Damit Verantwortliche weiterführende Datenschutzverstöße vermeiden können, empfiehlt sich strengstens die Identität des Antragstellers zu überprüfen. Über das exakte Vorgehen haben wir bereits berichtet. Es ist dem Antragsteller ebenfalls unbenommen in zwei Stufen vorzugehen:
– zunächst kann die betroffene Person eine Bestätigung verlangen, ob bei dem Verantwortlichen sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden;
– um bejahendenfalls auf einer zweiten Stufe um Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie die Informationen des Art. 15 Abs. 1 lit. a) bis h) DS-GVO zu verlangen.

Verarbeitet der Verantwortliche große Mengen an Informationen, besteht nach Erwägungsgrund (ErwG) 63 S. 7 DS-GVO die Möglichkeit, dass er vom Betroffenen verlangen kann, dass dieser seine Anfrage derart präzisiert, auf welche Informationen oder welche Verarbeitungsvorgänge sich das Auskunftsersuchen konkret bezieht.

Um auf Auskunftsersuchen beziehungsweise allgemein Betroffenenanfragen fristgerecht (unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags gemäß Art. 12 Abs. 3 DS-GVO) empfiehlt sich die Implementierung eines Melde- und Bearbeitungsprozesses, beispielsweise durch eine interne Anweisung, Richtlinie oder Policy zum Umgang mit Betroffenenanfragen.  Ein solche Prozess kann folgende Etappen umfassen:
– Antragseingang und gegebenenfalls Auslegung des Betroffenenbegehren,
– Eingang dokumentieren und Frist für die Beantwortung notieren,
– Eingangsbestätigung an den Antragsteller senden (vgl. Art. 5 Abs. 2 DS-GVO),
– Identitätsprüfung durchführen,
– Vorliegen von Beschränkungen prüfen (vgl. Art. 15 Abs. 4 DS-GVO, §§ 29, 34 BDSG etc.),
– Datenbestände prüfen,
– gegebenenfalls Fristverlängerung begründen (vgl. Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DS-GVO),
– Form der Beantwortung einhalten (schriftlich/elektronisch, jedenfalls identischer Kommunikationsweg),
– Auskunft oder Negativauskunft erteilen (aufgrund fehlenden Identitätsnachweises, dem Vorliegen von Beschränkungen, kein Vorliegen von Datenbeständen etc.),
– Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen,
– Ausgang der Antwort dokumentieren und Frist streichen,
– gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Betroffenenanfragen einhalten (Art. 83 und Art. 5 DS-GVO, § 41 BDSG, § 31 Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG)).

Nicht nur aus Gründen zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht und im Sinne eines funktionierenden Managementsystems empfiehlt sich die Initiierung und Fortschreibung eines solchen Prozesses. Vielmehr kann ein vorgeschriebener Ablauf bei den Anwendern – also den Beschäftigten der verantwortlichen Stelle – für Sicherheit im Umgang mit Betroffenenanfragen sorgen.


WELCHE KONSEQUENZEN DROHEN BEI FEHLERHAFTEN AUSKUNFTSPROZESSEN?

Die Folgen von unterbliebenen beziehungsweise verspätet erteilten Auskünften liegen auf der Hand: Es besteht das Risiko eines Gesetzesverstoßes, welcher durch eine Aufsichtsbehörde geahndet werden kann, beispielsweise im Rahmen der Sanktionierung von Art. 83 DS-GVO. Daneben steht den Betroffenen die Möglichkeit der Geltendmachung eines Schadenersatzanspruches gemäß Art. 82 DS-GVO zu, wobei es hier aber zentral auf die Nachweisbarkeit eines konkreten Schadens ankommen wird.


FAZIT

Unabdingbar für die (fristgerechte) Bearbeitung von Betroffenenanfragen ist die Etablierung entsprechender Prozesse mitsamt Dokumentation der konkreten Einzelfälle. Hilfestellungen zum Umgang mit Anfragen Betroffener in der Praxis finden sich unter anderem beim Bayrischen Landesamt für Datenschutzaufsicht sowie beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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  • Art. 15 DS-GVO
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IDENTITÄT BEI ELEKTRONISCHEN BETROFFENENANFRAGEN SICHERSTELLEN

Die DS-GVO stärkt die Rechte der von Datenverarbeitung betroffenen Personen. Diese Rechte stellen verantwortliche Stellen vor ein Problem. Die Identität des Antragstellers muss zweifelsfrei feststehen. Eine Übertragung von Daten an eine falsche Person kann – je nach Art der Daten – gravierende Folgen für den Betroffenen haben. Eine Offenlegung von personenbezogenen Daten durch die Beauskunftung gegenüber „dem falschen Betroffenen“ stellt regelmäßig eine Datenschutzverletzung dar. Je nach Art der offengelegten Daten und der Risiken für die betroffene Person ist dies dann auch gegenüber der zuständigen Datenschutzbehörde meldepflichtig.

Vor eine besondere Herausforderung ist ein Verantwortlicher gestellt, wenn Betroffene eine Anfrage nicht mit den im System der Unternehmen gespeicherten Daten übereinstimmen. So entspricht die E-Mail-Adresse des Antragstellers nicht der im System hinterlegten oder die postalische Adresse hat sich durch einen Umzug geändert oder ein Anrufer ruft vom Handy aus an und im System ist eine Festnetznummer hinterlegt.Der Identifizierungsvorgang muss datenschutzkonform gestaltet werden. Verantwortliche sowie Auftragsverarbeiter müssen eigene Prozesse definieren. Wichtig ist es vor allem Zuständigkeiten zu benennen und die Mitarbeiter regelmäßig zu sensibilisieren.


WIE KANN DIE IDENTIFIZIERUNG GESTALTET WERDEN?

Im Gesetz finden sich dazu nur Anhaltspunkte und keine Vorschriften. Es ist lediglich die Rede davon, dass der Verantwortliche in bei begründeten Zweifeln zusätzliche Informationen anfordern kann, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind (Art. 12 Abs. 6 DS-GVO). Der Erwägungsgrund 64 gibt Hinweise zur Identitätsprüfung: „Der Verantwortliche sollte alle vertretbaren Mittel nutzen, um die Identität einer Auskunft suchenden betroffenen Person zu überprüfen, insbesondere im Rahmen von Online-Diensten und im Fall von Online-Kennungen […].“ Es sind unterschiedliche Szenarien denkbar:

Anfrage per E-Mail: Die Anfrage per E-Mail aus Sicht der betroffenen Person der einfachste Weg. In Bezug auf die Identifizierung ist er eine große Herausforderung. Das gilt insbesondere wenn die E-Mail Adresse, von der aus die Anfrage kommt, beim Verantwortlichen nicht als Kontakt hinterlegt ist. Ist die Adresse hingegen hinterlegt, kann i. d. R. davon ausgegangen werden, dass die anfragende Person auch die betroffene Person ist.

Schriftliche Anfrage: Ein schriftlicher Antrag ist die Variante, die die wenigsten Unsicherheiten bereithält. Das Anliegen wird typischerweise auf demselben Weg an die in der Anfrage angebende Anschrift beantwortet. Ein Abgleich mit der im System hinterlegten Adresse erhöht die Sicherheit. Abweichende Adressen bedürfen einer Prüfung.

Telefonische Anfrage: Art. 12 Abs. 1 DS-GVO sieht die Möglichkeit vor, dass Anfrage und Beantwortung auch telefonisch erfolgen können. Selbst wenn die gesendete Telefonnummer bekannt sein sollte, ist damit niemand zweifelsfrei identifiziert. Für diese Art der Anfrage muss auf eine jeden Fall ein Identifizierungsprozess implementiert werden.


METHODEN ZUR AUTHENTIFIZIERUNG UND IDENTIFIKATION

Abfrage zusätzlicher Informationen: Insbesondere bei telefonischen Anfragen sollte der Verantwortliche es zur gängigen Praxis machen, grundsätzlich zusätzliche Identifizierungsmerkmale abzufragen und diese mit den gespeicherten Daten abzugleichen. Dabei kann es sich um die Adressdaten, das Geburtsdatum, die Kundennummer oder die letzte Rechnungsnummer handeln. Empfehlenswert ist die Abfrage mehrerer Daten.

Vorlage eines Ausweisdokuments: Über die Kopie eines Ausweisdokuments kann die Identität eines Betroffenen festgestellt werden. Dieses Verfahren sieht der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit als zulässig an. Alle Daten außer „Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer“ können in der Kopie grundsätzlich geschwärzt werden, da sie nicht benötigt werden. Eine Kopie kann per Post oder elektronisch an das Unternehmen zugestellt werden.

Bei der postalischen Übermittlung einer geschwärzten Ausweiskopie gibt es regelmäßig keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Eine Übermittlung per E-Mail ist problematischer. Zu beachten ist, dass bei der elektronischen Übermittlung die Sicherheit der Daten im Vordergrund stehen muss. Wenn der Verantwortliche eine Ausweiskopie per E-Mail verlangt, muss er auch einen sicheren Übermittlungsweg zur Verfügung stellen. Ist keine angemessene Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich, kann auch die Bereitstellung eines Links zu einem sicheren Cloudverzeichnis eine Alternative sein.

Selbstverständlich sollten die erfassten Daten einer strengen Zweckbindung unterliegen, d. h. ausschließlich zur Identitätsprüfung verwendet werden und nicht in den Datenbestand der verantwortlichen Stelle einfließen.

Post-Ident-/Video-Ident Verfahren: Diese Methoden bieten hohe Sicherheit bezüglich der Identifizierung. Das Post-Ident-Verfahren ist allerdings mit einem hohen Aufwand für die betroffenen Personen verbunden. Die betroffene Person wird dabei durch einen Mitarbeiter der Deutschen Post anhand seines Ausweises identifiziert. Die Bestätigung wird an das Unternehmen verschickt. Die Post selbst speichert keine Daten dauerhaft.

Das Video-Ident-Verfahren funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Über einen Videochat wird die betroffene Person identifiziert, indem sie das Ausweisdokument vor die Kamera hält. Je nach Verfahren kann es sein, dass das gesamte Verfahren aufgezeichnet und an den Verantwortlichen übermittelt wird. Es ist daher wichtig, die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters genau zu prüfen. Nicht sehr datenschutzfreundlich ist der Umstand, dass es bei beiden Verfahren nicht vorgesehen ist, die nicht benötigten Informationen abzudecken.

Identifizierung per Code: Die Identität einer antragstellenden Person kann über ein Opt-in-Verfahren festgestellt werden. Hierzu verschickt das Unternehmen einem Code an die gespeicherte E-Mail Adresse, eine gespeicherte Mobilfunknummer oder per Brief. Mit Hilfe dessen kann sich die betroffene Person dann identifizieren.

Bearbeitung über ein Kundenkonto: Die einfachste Methode ist die Verifizierung über ein Kundenkonto. Dabei sollte trotzdem beachtet werden, dass auch Unbefugte sich Zugriff zu einem Kundenkonto verschaffen können. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ratsam.


FAZIT

Jeder Verantwortliche sollte – in Zusammenarbeit mit der oder dem Datenschutzbeauftragten – zur Bearbeitung von Betroffenenrechten klar definierte Prozesse implementieren, wie eine eindeutige Identifizierung des Anfragenden unter Berücksichtigung des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gewährleistet werden kann.

Über die Autorin: Tanja Albert ist als externe Datenschutz- und Iformationssicherheitsbeauftragte beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Sie berät neben Einrichtungen im Gesundheits-, sozialen und kirchlichen Bereich auch Unternehmen im Ausland.

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