ANALYSE, KARTEN, SCHRIFTARTEN & CO. – DATENSCHUTZ BEI INTERNETSEITEN

Seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) im Oktober 2019 sowie des Bundesgerichtshofes (BGH) im Mai 2020 bezüglich der Verwendung von Cookies sind viele Internetseiten auf umfangreiche „Consent-Tools“ umgestiegen. Jedoch herrschen nach wie vor große Verunsicherungen und Fehlvorstellungen hinsichtlich eines datenschutzkonformen Einsatzes von Drittinhalten (z.B. Schriftarten, Formulare, Karten- oder Medieninhalte). Dieser Beitrag soll die rechtlichen Rahmenbedingungen umreißen und die wesentlichen Implementierungsmöglichkeiten kurz darstellen.


IST EINE EINWILLIGUNG ERFORDERLICH?

Zunächst sollte die Internetseite hinsichtlich eingebundener Drittinhalte, Cookies und Scripts überprüft werden. Unter Umständen ist hierbei die Einbindung Ihres Dienstleisters, welcher die Internetseite erstellt hat und / oder technisch betreut, erforderlich. Im ersten Schritt kann jedoch bereits eigenständig eine Überprüfung mit kostenfreien Anwendungen bei der Erstellung einer ersten Übersicht dienen. Hierfür geeignet scheinen insbesondere Webbkoll, BuiltWith, Ghostery und uBlock Origin. Darüber hinaus bieten auch einige Internetbrowser über integrierte Analysefunktionen.

Die Auflistung der eingesetzten Drittinhalte, Cookies und Scripts sollte kritisch hinterfragt werden: Welche dieser sind (technisch) zwingend erforderlich? Welche optionalen Technologien werden tatsächlich aktiv genutzt? Wurde die / der Datenschutzbeauftragte vor der Implementierung über die Verwendung in Kenntnis gesetzt? Bestehen datenschutzfreundlichere Alternativen?

Erfolgt ein Einsatz von Drittinhalten, Cookies und Scripts, die für einen Einsatz der Internetseite technisch zwingend erforderlich sind, das heißt ein fehlerfreier Aufruf der Internetseite ohne Implementierung und Nutzung dieser gänzlich unmöglich ist, bedarf es keiner Einwilligung der Personen, welche die Internetseite aufrufen. Das betrifft in der Regel zum Beispiel Cookies zur technischen Gewährleistung einer Anmeldung zu einem internen Bereich oder Warenkorbfunktionen zur Abwicklung einer Online-Bestellung.


WELCHE ANFORDERUNGEN WERDEN AN EINE WIRKSAME EINWILLIGUNG GESTELLT?

Grundsätzlich empfiehlt sich bei der Nutzung einwilligungsbedürftiger Drittinhalte, Cookies und Scripts die Verwendung eines sogenannten „Consent-Tools“ (auch: „Cookie-Banner“). Werden hingegen ausschließlich technisch erforderliche Inhalte verwendet, bedarf es eines solchen Banners nicht. In diesem Fall genügt eine Information über die verwendeten Inhalte im Rahmen der Datenschutzinformation (auch: „Datenschutzerklärung“).

Bei einem erstmaligen Aufruf der Internetseite muss gewährleistet sein, dass diese zunächst ausschließlich im technisch erforderlichen Umfang dargestellt wird. Sofern darüber hinaus die Nutzung von Cookies, Drittinhalten und Scripts gewünscht ist, dürfen diese erst nach erteilter Einwilligung der Nutzenden geladen werden. Das Einholen einer rein formalen Einwilligung, wobei eine Datenverarbeitung bereits vor oder gänzlich unabhängig von der konkreten Einwilligung stattfindet, ist unzulässig. Die konkrete Einwilligung der Nutzenden ist stets technisch exakt abzubilden.

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) setzt für eine wirksame Einwilligung bereits vor Abgabe der Einwilligung folgende Informationen voraus: Angaben zur verantwortlichen Stelle, Darstellung der konkreten Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, Absicht einer automatisierten Entscheidungsfindung sowie der Übermittlung personenbezogener Daten in ein datenschutzrechtliches Drittland. Weiterhin ist gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO ebenfalls vor Abgabe der Einwilligung auf das Bestehen des Widerrufrechts hinzuweisen.

Eine Einwilligung ist tatsächlich nur dann als wirksame Einwilligung zu klassifizieren, sofern die Nutzenden tatsächlich eine Wahl über Zustimmung oder Ablehnung erhalten. Die oftmals vorzufindende Formulierung, wonach die Internetseite Cookies verwendet und mit dem weiteren Besuch von einer Zustimmung ausgegangen wird, erfüllt diese Anforderung nicht. Derartige „Cookie-Banner“ sind schlichtweg nutzlos und aus datenschutzrechtlicher Sicht absolut unzureichend. Ebenfalls als unzulässig einzuordnen sind vorausgefüllte Auswahlfelder oder das sogenannte „Nudging“, also das Beeinflussen der Nutzenden, der Verwendung zuzustimmen, indem die weiteren Optionen (z.B. „Ablehnen“ oder „weitere Einstellungen“) kaum lesbar oder nur schwer auffindbar integriert werden.

Übrigens: Die getätigte Einwilligung darf und sollte aus Gründen der Nachweisbarkeit gespeichert werden. So kann auch vermieden werden, dass Nutzende bei erneutem Aufrufen der Internetseite wiederholt der Datenverarbeitung zustimmen oder diese ablehnen müssen. Das permanente Abfragen wird durch die datenschutzrechtlichen Vorschriften weder verlangt, noch trägt dies zu einem positiven Nutzungserlebnis bei.


WAS BEDEUTET DAS FÜR EINZELNE DATENVERARBEITUNGEN?

Im weiteren Verlauf soll nun kurz dargestellt werden, welchen Maßnahmen in der Regel bei der Implementierung der folgenden Kategorien von Drittinhalten, Cookies und Scripts beachtet werden sollte.

Analyse des Nutzungsverhaltens: Bei einem Einsatz von Analyse- und Trackingdiensten werden durch diese in der Regel Cookies gesetzt, die hinsichtlich der Darstellung der Internetseite als nicht technisch erforderlich zu klassifizieren sind, sodass es grundsätzlich einer Einwilligung der Nutzenden bedarf. Einige Anbieter solcher Dienste werben explizit damit, dass durch den Verzicht einer Cookie-Setzung und stattdessen der Verwendung einer Fingerprinting-Methode das Einwilligungserfordernis umgangen werden kann. Aufgrund der (datenschutzrechtlichen) Vergleichbarkeit beider Methoden sind solche Aussagen mit Vorsicht zu betrachten. Hier bedarf es zuvor einer grundlegenden Überprüfung im Einzelfall.

Darstellung von Karteninhalten: Je nach gewähltem Kartendienst erfolgt oder unterbleibt bei der Nutzung der Karteninhalte das Setzen von Cookies. Mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs 1. lit. c DS-GVO sowie auf die Anforderung eines Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen gemäß Art. 25 DS-GVO, sollte eine möglichst datensparsame Kartendarstellung gewählt werden. Sofern eine Cookie-Setzung unausweichlich ist, bedarf es für die Darstellung der Karteninhalte in der Regel der Einwilligung der Nutzenden.

Darstellung von Videoinhalten: Werden bei einem Abspielen eingebundener Videoinhalte keine Cookies gesetzt und findet darüber hinaus keine Übermittlung personenbezogener Daten in ein datenschutzrechtliches Drittland statt, so kann eine Implementierung in der Regel ohne Einwilligung der Nutzenden erfolgen. Eine mögliche Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung stellt dann das berechtigte Interesse der verantwortlichen Stelle gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO dar. Als Anforderung ist hierbei jedoch zu nennen, dass das Video nur durch einen extra Klick der Nutzenden und nicht automatisch starten darf. So zumindest führt es die FAQ des Bayrischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht aus.

Einbindung von Webschriftarten oder Scripts: Beliebt – und oftmals mit einem Hinweis auf die Performance der Internetseite begründet – sind sogenannte Webschriftarten („Fonts“) oder Scripts, die bei einem Aufruf der Internetseite durch die Nutzenden von externen Servern geladen werden. Grundsätzlich lässt sich diese Datenverarbeitung auf das berechtigte Interesse der verantwortlichen Stelle stützen, jedoch sollte eine lokale Installation auf den Servern der verantwortlichen Stelle bevorzugt werden. Ein Drittstaatentransfer sollte grundsätzlich unterbleiben.

Hinweis: Erfolgt im Rahmen der Implementierung und Nutzung der oben aufgeführten Drittinhalte eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein datenschutzrechtliches Drittland, so bedarf es für die Übermittlung einer gesonderten Rechtsgrundlage.


WAS IST DARÜBER HINAUS DATENSCHUTZRECHTLICH ZU BEACHTEN?

Unabhängig von der Einwilligungsbedürftigkeit sind sämtliche Datenverarbeitungen in der Datenschutzinformation der Internetseite darzustellen. Die notwendigen Inhalte richten sich hierbei insbesondere nach Art. 13 DS-GVO. Da die Datenverarbeitungen auf jeder Internetseite unterschiedlich sind, gibt es nicht die „eine“ richtige Datenschutzinformation. Aus diesem Grund sollten auch die Ergebnisse sogenannter „Generatoren für Datenschutzerklärungen“ detailliert überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Kommen im Zusammenhang mit der Internetseite Dienstleister zum Einsatz, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten (z.B. Hosting, Wartung und Pflege, Analyse und Tracking), so sind mit diesen zwingend Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DS-GVO zu schließen. Darüber hinaus muss die verantwortliche Stelle über die Datenverarbeitungen der Internetseite gemäß Art. 30 Abs. 1 DS-GVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen.


FAZIT

Mit der Bereitstellung und dem Betrieb einer Internetseite gehen zahlreiche datenschutzrechtliche Verpflichtungen einher, die einer detaillierten Betrachtung bedürfen. Aus diesem Grund sollte der / die Datenschutzbeauftragte frühestmöglich bei der Erstellung oder Änderung der Internetseite einbezogen werden. Sollten Sie bei der datenschutzrechtlichen Überprüfung Ihrer Internetseite oder bei der Erstellung einer passgenauen Datenschutzinformation Unterstützung benötigen, können Sie hierfür gern das DID Dresdner Institut für Datenschutz kontaktieren.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim DID Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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EINSATZ VON VIDEOKONFERENZSYSTEMEN

Im Zuge der Corona-Pandemie wurde durch Veränderungen im beruflichen Alltag – insbesondere bei der Durchführung von Meetings und Besprechungen – und einer damit gleichlaufenden Verlagerung von Tätigkeiten ins Homeoffice der Bedarf an Videokonferenzen merklich gesteigert. Mit dem Einsatz und der Verwendung von sogenannten Videokonferenzsystemen gehen eine Vielzahl von datenschutzrechtlichen Fragestellungen einher, welche im folgenden Beitrag näher beleuchtet werden sollen.


WELCHE ARTEN VON VIDEOKONFERENZSYSTEMEN SIND ZU UNTERSCHEIDEN?

Für Verantwortliche bieten sich bei dem Einsatz von Videokonferenzsystem grundsätzlich drei Möglichkeiten:

(1) Betrieb der ausgewählten Software auf eigenen Servern. Diese Lösung wird als sogenannte „on-permise-Lösung“ bezeichnet, also ein Nutzungsmodell auf eigenen IT-Ressourcen. Der Veranstalter der Konferenz ist für die jeweilige Videokonferenz demnach auch der Verantwortliche i.S.d Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

(2) In Abwandlung zur ersten Alternative kann sich der Verantwortliche bei dem Betrieb der Software der Serverleistung eines externen IT-Dienstleisters bedienen. Der auf diesem Wege eingesetzte Dienstleister ist ein Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 4 Nr. 8 DS-GVO.

(3) Schließlich besteht die Möglichkeit, dass Verantwortliche Videokonferenzsysteme über einen cloudbasierten Online-Dienst („Software-as-a-Service“) nutzen. Der Anbieter einer solchen Softwarelösung ist regelmäßig nicht als Verantwortlicher der konkreten Konferenz, sondern als Auftragsverarbeiter zu qualifizieren. Verarbeitet der Anbieter, die im Rahmen der Konferenz übermittelten Daten jedoch zu eigenen Zwecken, ist er für diese Datenverarbeitung insoweit als Verantwortlicher einzustufen.

Je nach Ausgestaltung des Einsatzes der Anwendung müssen Verantwortliche unterschiedlichen Anforderungen nach den Bestimmungen der DS-GVO nachkommen. Dies betrifft allen voran die Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DS-GVO, wonach der Verantwortliche die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze jederzeit nachweisen können muss. Erforderlich ist mithin die Anlage eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 1 DS-GVO. Unter Umständen kann die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DS-GVO geboten sein. Darüber hinaus ist insbesondere bei dem Einsatz eines Auftragsverarbeiters ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DS-GVO mit dem betroffenen Dienstleister abzuschließen.


AUF WELCHE RECHTSGRUNDLAGE KANN DIE DURCHFÜHRUNG EINER VIDEOKONFERENZ GESTÜTZT WERDEN?

Bei der Durchführung einer Videokonferenz handelt es sich unstreitig um eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Zur rechtmäßigen Verarbeitung bedarf es gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. a), Art. 6 DS-GVO einer belastbaren Rechtsgrundlage. Die konkrete Erlaubnisnorm ist in Kontext der jeweiligen Verarbeitungssituation zu bestimmen. Erfolgt die Videokonferenz über einen cloudbasierten Dienst, um beispielsweise einen Online-Kurs oder ein Seminar durchzuführen, wird die Verarbeitung regelmäßig zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO erforderlich sein. Ebenso kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO in Betracht. Abhängig vom Einzelfall wird die Teilnehme von Mitarbeitern in vielen Fällen gemäß Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein. Daneben kann ebenfalls die Einwilligung der Teilnehmer gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO herangezogen werden.

Außerdem sind weitere Rechtsgrundlagen zu überprüfen, wenn neben der eigentlichen Durchführung der Videokonferenz andere Verarbeitungstätigkeiten durchgeführt werden, beispielsweise die Aufzeichnung der Konferenz oder die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer.


WER MUSS DIE DATENSCHUTZINFORMATION ERFÜLLEN?

Der Veranstalter einer Videokonferenz muss die Informationspflichten gemäß Art. 13 DS-GVO gegenüber allen Betroffenen erfüllen. Nicht ausreichend ist hierbei auf die Datenschutzinformationen des Diensteanbieters zu verweisen. Diese Hinweise können nicht die Informationspflichten des Verantwortlichen ersetzen. Dieser muss gegenüber den Betroffenen für seinen Verantwortungsbereich den Informationspflichten nachkommen und unter Umständen Betroffenenrechte umsetzen. Von der Informationsverpflichtung werden unter anderem Hinweise zum Verantwortlichen und gegebenenfalls zum Datenschutzbeauftragten, zu den Verarbeitungszwecken sowie zur Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, und den berechtigten Interessen, die bei einer Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO umfasst werden sowie der Speicherdauer. Ferner muss über die Betroffenenrechte und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde informiert werden.

Im Rahmen der Informationspflichten ist insbesondere zu beachten, dass gemäß Art. 13 Abs. 1 lit. f) DS-GVO anzugeben ist, wenn eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt und ob diese Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder andere Garantien gestützt wird.

Möglich ist es bspw. den Teilnehmenden einer Videokonferenz im Vorfeld per E-Mail die Informationen zur Verfügung zu stellen. In Betracht gezogen werden kann auch, dass der Text auf der Organisationswebseite zur Verfügung gestellt wird und in der Konferenzeinladung eine entsprechende Verlinkung erfolgt.


WELCHE TECHNISCHEN UND ORGANISATORISCHEN MAßNAHMEN MÜSSEN VERANTWORTLICHE TREFFEN?

Der Verantwortliche muss dafür Sorge tragen, dass nach den Grundsätzen der Art. 5 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, Art. 24, Art. 25 und Art. 32 DS-GVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Mittlerweile haben sich folgende generische technische und organisatorische Maßnahmen herausgebildet (Auflistung nicht abschließend):
– Wird keine on-permise-Lösung genutzt, müssen Serverstandorte überprüft werden,
– Verschlüsselte Übertragung (Transportverschlüsselung oder ggf. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung),
– Aufzeichnungsfunktion der Konferenz deaktivieren,
– Verhaltensüberwachung beziehungsweise Aufmerksamkeitstracking ausschalten,
– Zugangsbeschränkungen durch Login,
– Zutritt zur Konferenz regeln (beispielsweise über Warteraumfunktionen),
– Möglichkeiten zu Hintergründen und Weichzeichnern (»background blur«) aufzeigen,
– Privacy by Default (Kamera und Mikrofon deaktivieren, Freigabe durch Teilnehmer selbst ermöglichen),
– Löschung von Protokollen und Aufzeichnungen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind,
– Datensparsame Zugangsmöglichkeiten (beispielsweise über den Browser oder per Telefon).


WELCHE HERAUSFORDERUNGEN ERGEBEN SICH BEI DEM EINSATZ VON DIENSTLEISTERN IN SOGENANNTEN DRITTSTAATEN?

Herausforderungen ergeben sich außerdem bei einer mit dem Einsatz von Konferenzsystemen verbundenen Übermittlung von personenbezogenen Daten in sogenannte Drittländer, insbesondere die USA, durch beispielsweise den Einsatz eines entsprechenden Dienstleisters. Hierbei rücken – durch die Unzulässigkeitserklärung des sog. Privacy-Shields durch den Europäischen Gerichtshof – die sogenannten Standarddatenschutzklauseln als Legitimationsgrundlage in das Blickfeld der Verantwortlichen. Diese sind jedoch zur Sicherstellung geeigneter Garantien nicht ausreichend. Vielmehr bedarf es der Sicherstellung weiterer technische und organisatorischer sowie rechtlicher Maßnahmen.


FAZIT

Vor der Inbetriebnahme eines entsprechenden Videokonferenzsystems müssen Verantwortliche einzelfallbezogen eine Reihe von datenschutzrechtlichen Anforderungen umsetzen. Nur so kann der rechtkonforme Einsatz gewährleistet werden.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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