DAS PROBLEM MIT DEM PHISHING

Vor dem Hintergrund des durch die Corona-Pandemie bedingten Anstiegs der im „Home-Office“ tätigen Beschäftigten ist es nahezu denklogisch, dass ebenfalls eine drastische Zunahme von sogenannten Phishing-E-Mails zu verzeichnen ist.

Dem neuen KnowBe4 Phishing-Report ist dabei zu entnehmen, dass zu den aktuellen Themen (Untersuchung von echten Phishing-E-Mail-Betreffzeilen aus der Praxis) u.a. folgende Themen gehören:  „IT: Jährliche Bestandsaufnahme der Geräte“, „Twitter: Sicherheitswarnung: Neuer oder ungewöhnlicher Twitter-Login“, „Amazon: Aktion erforderlich | Ihre Amazon Prime-Mitgliedschaft wurde abgelehnt“, „Zoom: Fehler bei geplanter Besprechung“, „Google Pay: Bezahlung gesendet“, „Microsoft 365: Aktion erforderlich: Aktualisieren Sie die Adresse für Ihren Xbox Game Pass für Konsolen-Abonnement“, „Arbeitstag: Erinnerung: Wichtiges Sicherheitsupgrade erforderlich“.

Daneben beobachtet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) insbesondere Phishing-E-Mails zu Themen Änderungen von Datenschutzbestimmungen (bspw. PayPal), Teilnahmen an Gewinnspielen, Sicherheitsüberprüfungen (z.B. von Bank- und Kreditinstituten) sowie Aktualisierung von Nutzerdaten.

Was ein Phishing-Angriff ist, wie ein solcher erkannt werden kann und wie man sich bei einer Reaktion auf eine Phishing-E-Mail verhalten muss, soll im folgenden Beitrag näher beleuchtet werden.


WAS IST EIGENTLICH PHISHING?

Phishing ist eine Form des Social Engineerings, einer Methode, um unberechtigten Zugang zu Informationen oder IT-Systemen durch soziale Handlungen zu erlangen. Beim Social Engineering werden menschliche Eigenschaften wie z. B. Hilfsbereitschaft, Vertrauen, Angst oder Respekt vor Autorität ausgenutzt. Dadurch können Beschäftigte so manipuliert werden, dass sie unzulässig handeln.

Phishing (ein Kunstwort aus „Password“ und „Fishing“) beschreibt das Vorgehen, insbesondere über gefälschte Unternehmenswebseiten und E-Mails die Zugangsdaten, Bankdaten oder andere vertrauliche Informationen von Benutzern zu erlangen und damit einen Identitätsdiebstahl zu begehen. Grundlegend kann zwischen zwei Varianten von Phishing-E-Mails unterschieden werden:

Zum einen kann eine Phishing-E-Mail einen Link enthalten. Dieser führt zumeist auf einen täuschend ähnlichen Nachbau der Internetseite eines Dienstleisters. Auf diesem soll der Benutzer dann vertrauliche Informationen eintragen. Die hierbei eingegebenen Daten werden abgefangen und für die Zwecke der Betrüger missbraucht.

Zum anderen kann eine Phishing-E-Mail einen Anhang enthalten, der beispielsweise als angebliche Rechnung oder gar Mahnung getarnt ist. Öffnet der Empfänger den Anhang wird darin enthaltene Malware auf dem Endgerät des Nutzers übertragen. Diese Schadsoftware kann dann beispielsweise dafür sorgen, dass ein Zugriff auf einzelne Dokumente oder auf den gesamten Rechner nicht mehr möglich ist oder sämtliche Tastatur- und Bildschirmeingaben an unbefugte Dritte übermittelt werden.

Häufig verbreiten sich Phishing-E-Mails als Spam-E-Mails und erreichen somit unzählige Empfänger. Bei dem sogenannten Spear-Phishing richtet sich der Angriff gezielt gegen bestimmte Organisationen. Diese E-Mails sind oft mit hohem Aufwand auf einen bestimmten Empfänger zugeschnitten.


WORAN ERKENNE ICH EINE PHISHING-E-MAIL?

Auch wenn die meisten Phishing-E-Mails täuschend echt aussehen, können sich diese in den meisten Fällen anhand von einigen der folgenden Merkmale als solche identifizieren lassen:

Allgemeine Anrede: Viele Phishing-E-Mails beginnen mit einer allgemeinen Anrede, wie zum Beispiel „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrter Kunde, sehr geehrte Kundin“. Unternehmen, bei denen Sie tatsächlich Kunde sind, werden Sie meist persönlich ansprechen. Diesen Schwachpunkt haben jedoch auch die Verfasser derartiger E-Mails entdeckt: Sie enthalten nun vermehrt auch persönliche Anreden, unter Umständen sogar die korrekte Anschrift oder Telefonnummern.
Handlungsempfehlung: Fragen Sie sich, ob der in der E-Mail genannte Dienstleister mit Ihnen in einer Geschäftsbeziehung steht, Ihre E-Mail-Adresse kennen kann und dieser mit Ihnen im Regelfall per E-Mail kommuniziert.

Inhalte: Mittels Phishing-E-Mails wird meist ein dringender Handlungsbedarf signalisiert, verbunden mit der Androhung von unangenehmen Folgen, sofern eine konkrete Handlung ausbleibt. Derartige Inhalte sollen bewirken, dass in den Empfängern Panik hervorgerufen wird, welche meist ein unvorsichtiges Handeln zur Folge hat. Sie werden zudem aufgefordert, vertrauliche Daten einzugeben. Anders als noch vor einigen Jahren weisen viele Phishing-Mails inzwischen keinerlei sprachliche Mängel mehr auf. Auch bei gut formuliertem Text sollten Sie deshalb wachsam sein.
Handlungsempfehlung: Hinterfragen Sie auch hier, ob der Dienstleister für das geschilderte Anliegen auf diese Weise normalerweise mit Ihnen in Kontakt treten würde. Gerade Finanzdienstleister versenden im Regelfall keine E-Mails, die Links oder Formulare enthalten oder in denen Sie zum Einloggen in Ihr Kundenkonto aufgefordert werden. Überprüfen Sie zudem gegebenenfalls genannte Transaktions-, Rechnungs- oder Bestellnummern. Öffnen Sie hierfür jedoch keine Anhänge.

Absender: Die Absender-E-Mail-Adresse stimmt meist nicht mit dem des vorgegebenen Unternehmens überein.
Handlungsempfehlung: Überprüfen Sie in Zweifelsfällen die Angaben im E-Mail-Header. Eine ausführliche Anleitung hierzu finden Sie im Artikel der Verbraucherzentrale „So lesen Sie den Mail-Header“.

Links und Anhänge: Die in einer Phishing-E-Mail eingefügten Links stimmen in der Regel nicht mit dem im E-Mail-Text angegebenen Internetadressen überein. Vorsicht bei Anhängen mit Formaten wie .exe oder .scr. Diese können Schadsoftware direkt auf Ihr Gerät laden. Manchmal werden Nutzer oder Nutzerinnen auch durch Doppelendungen wie Dokument.pdf.exe in die Irre geführt.
Handlungsempfehlung: Wenn Sie Ihre E-Mails mit einem Browser verwalten, werfen Sie einen Blick auf den sogenannten Quelltext der HTML-Mail. In einem gängigen E-Mail-Programm können Sie den Cursor einfach mit der Maus über die Absenderzeile führen, aber ohne darauf zu klicken. Dann sehen Sie die, ob in der Absenderzeile eine andere Adresse eingebettet ist.

Bestehen nach der Überprüfung der E-Mail weiterhin Zweifel, kontaktieren Sie den Dienstleister über die Ihnen bekannten Kontaktdaten – nutzen Sie hierfür unter keinen Umständen die in der E-Mail angegebenen Daten und antworten Sie auch nicht auf diese.


WIE VERHALTE ICH MICH WENN ICH EINE PHISHING-E-MAIL ERHALTEN HABE?

Haben Sie eine eingehende E-Mail als Phishing-Versuch enttarnt, verschieben Sie die betreffende E-Mail umgehend in den Spam-Ordner. Zusätzlich können Sie eine Meldung an den „echten“ Dienstleister vornehmen sowie die Phishing-E-Mail der Verbraucherzentrale über phishing@verbraucherzentrale.nrw melden.


WAS IST ZU UNTERNEHMEN, WENN AUF EINE PHISHING-E-MAIL REAGIERT WURDE?

Sollte sich erst nach der Bearbeitung einer entsprechenden E-Mail herausstellen, dass es sich um eine Phishing-Attacke gehandelt hat, sollte das jeweilige Endgerät umgehend auf Schadsoftware überprüft werden. Wurden im Zusammenhang mit der Phishing-E-Mail-Zugangsdaten eingegeben, sind diese unverzüglich abzuändern und betroffene Nutzerkonten gegebenenfalls zu sperren (für eine anschließende Entsperrung sollten ausschließlich die neuen Zugangsdaten verwendet werden). Sofern Unternehmensdaten betroffen sind, sollte eine Strafanzeige wegen des Ausspähens von Daten erstattet werden.

Eine Reaktion auf eine Phishing-E-Mail stellt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 12 DS-GVO dar. Bei derartigen Vorkommnissen sollte demnach der betriebliche / behördliche Datenschutzbeauftragte in den Vorfall einbezogen werden. Unter Umständen erwachsen dem Verantwortlichen Melde- und Informationspflichten gemäß Art. 33 und Art. 34 DS-GVO.


FAZIT

Aufgrund der steigenden Angriffszahlen ist es ratsam die Beschäftigten auf das Thema Phishing-E-Mails zu sensibilisieren und – sofern noch nicht geschehen – notwendige Verhaltensweise wie beispielsweise Meldewege bei Datenschutzverletzungen zu implementieren und zu dokumentieren. Angebracht ist Skepsis bei E-Mails unbekannter Absender. Weiterführende Informationen zum Thema „Phishing“ sind auf den Seiten des BSI sowie auf den Seiten der Verbraucherzentrale aufrufbar. Dort finden Sie auch ein „Phishing-Radar“ mit aktuellen Meldungen.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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HOMEOFFICE UND MOBILES ARBEITEN

Auch bei der Arbeit im Homeoffice oder im Rahmen des sogenannten mobilen Arbeitens muss auf einen datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten geachtet werden. Im Folgenden erhalten Sie einige Anregungen, was konkret zu berücksichtigen ist und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Bitte beachten Sie darüber hinaus – sofern vorhanden – etwaige interne Richtlinien zu diesen Themen. Ein bedachter und verantwortungsvoller Umgang hilft, die Gefahr von Datenschutzverletzungen auf ein Minimum zu reduzieren.


SICHERN SIE IHREN ARBEITSPLATZ VOR ZUGRIFFEN DRITTER

Beim Verlassen des Arbeitsplatzes dürfen keine Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten offenliegend zurückgelassen werden. Sichern Sie aus diesem Grund die verwendeten Endgeräte per passwortgeschützten Sperrbildschirm, schließen Sie geöffnete Akten und verwahren Sie diese nach Möglichkeit in verschließbaren Aktenschränken oder abschließbaren Transportbehältern. Bei einer längeren Abwesenheitszeit sind zudem – sofern möglich – die jeweiligen Räumlichkeiten zu verschließen oder mobile Endgeräte mitzuführen.


SCHÜTZEN SIE PERSONENBEZOGENE DATEN VOR NEUGIERIGEN BLICKEN

Zum Schutz vor neugierigen Blicken sollte Ihr Arbeitsplatz so eingerichtet sein, dass Besucher, Mitreisende oder andere unbefugte Dritte – hierzu gehören grundsätzlich auch Familienangehörige und Mitbewohner – keine Einsicht auf Ihren Bildschirm oder etwaige Dokumente nehmen können. Ist dies aufgrund der örtlichen Gegebenheiten nicht möglich, können Blickschutzfolien einen gleichwertigen Effekt erzielen. Die Verwendung von Blickschutzfolien empfiehlt sich außerdem bei der Nutzung mobiler Endgeräte an öffentlichen Plätzen und in Verkehrsmitteln.


HANDELN SIE IN RAHMEN VON TELEFONATEN UMSICHTIG

Wenn Sie Telefonate durchführen, sollten Sie je nach Sensibilität des Gesprächsinhaltes stets darauf achten, dass sich in unmittelbarer Nähe zu Ihnen keine unbefugten Personen aufhalten. Unter Umständen ist es sinnvoll, das Telefongespräch zunächst zu unterbrechen und einen Rückruf zu einem späteren Zeitpunkt zu vereinbaren. Erteilen Sie darüber hinaus nach Möglichkeit nur im beschränkten Umfang Auskünfte am Telefon. Insbesondere im Rahmen des Social Engineerings verlangen oftmals angebliche Kunden, Kollegen oder Dienstleister umfangreiche Informationen zu geschäftlichen Interna. Vereinbaren Sie im Zweifelsfall auch hierbei gegebenenfalls einen Rückruf und überprüfen Sie die hierfür angegebene Telefonnummer mit möglicherweise Ihnen bereits bekannten Nummern.


NUTZEN SIE AUSSCHLIEßLICH SICHERE NETZWERKVERBINDUNGEN

Auch wenn die jeweils eingesetzten EDV-Geräte sich auf dem aktuellen technischen Stand befinden und über eine aktuelle Sicherheitssoftware verfügen, stellen ungesicherte Netzwerkverbindungen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Achten Sie deshalb insbesondere im Rahmen des mobilen Arbeitens auf die ausschließliche Nutzung gesicherter Netzwerkverbindungen. Sollten derartige Netzwerke nicht zur Verfügung stehen, kann unter Umständen auch das dienstliche Smartphone als persönlicher Hotspot verwendet werden.


TRENNEN SIE BERUFLICHES VON PRIVATEM

Die Trennung von beruflichen und privaten Angelegenheiten ist auch im Bereich des Datenschutzes unbedingt zu beherzigen. Dementsprechend sollten über den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln, wie beispielsweise Endgeräte und Zugänge zu E-Mail-Postfächern, ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Ebenso ist der Einsatz von privaten Geräten (z.B. externe Festplatten oder Drucker) und Zugängen für geschäftliche Zwecke zu unterlassen, sofern dies nicht ausdrücklich von der Geschäftsführung erlaubt wurde.


VERNICHTEN SIE DOKUMENTE UND HARDWARWE MIT PERSONENBEZOGENEN DATEN DATENSCHUTZGERECHT

Werden Dokumente oder Hardware mit personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt, sind diese datenschutzkonform zu entsorgen. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Möglichkeit eines weiteren Zugriffs oder einer Wiederherstellung ausgeschlossen werden kann. Eine einfache Entsorgung der jeweiligen Datenträger über den Hausmüll ist nicht ausreichend. Papierunterlagen sind zumindest zu schreddern (vgl. DIN 66399, DIN EN 15713), Festplatten fachgerecht, beispielsweise über einen speziellen Dienstleister, zu entsorgen. Beachten Sie zudem, dass moderne Multifunktionsgeräte zum Teil ebenso über Festplatten verfügen, die personenbezogene Daten enthalten können.


MELDUNG VON DATENSCHUTZVERLETZUNGEN

Die Pflicht zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gemäß Art. 33 und Art. 34 DS-GVO sind ebenfalls im Rahmen des Homeoffices oder des mobilen Arbeitens einschlägig. Sollte Ihnen trotz Beachtung der zuvor aufgeführten Maßnahmen eine Datenschutzverletzung unterlaufen sein oder haben Sie Kenntnis von einer solchen erlangt, wenden Sie sich bitte umgehend sowohl an Ihren Vorgesetzten als auch an Ihren Datenschutzbeauftragten. Diese untersuchen den Vorfall und entscheiden anschließend über das weitere Vorgehen.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.

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EMOTET – AKTUELLE INFORMATIONEN

Die bekannteste Schadsoftware-Familie Emotet breitet sich erneut rasant aus. Mehr als 27.800 Varianten wurden durch Experten von GDATA im ersten Halbjahr 2020 bisher identifiziert. Durch die neuste Version wird dem Nutzer suggeriert, dass für die Nutzung von Microsoft Word ein Upgrade notwendig sei, damit die Inhalte einer Datei aufgerufen werden können. Die Nachrichten nutzen Social Engineering, um Nutzer davon zu überzeugen, den Dateianhang zu öffnen. Anknüpfungspunkte sind beispielsweise Rechnungen, Versandinformationen, Lebensläufe, Details zu einer Bestellung oder wichtige Informationen zur COVID-19-Pandemie. Insbesondere das aktuelle Infektionsgeschehen rund um die COVID-19-Pandemie wird immer wieder als Aufhänger genutzt (bspw. über Bereitstellung von Schutzmasken, Beantragung von Krediten und Förderungen sowie Empfehlungen und Ratschlägen der WHO oder des Bundesministeriums für Gesundheit).


WAS IST EMOTET?

Bei Emotet handelt es sich um eine Schadsoftware, die ursprünglich als Trojaner zur Manipulation von Online-Banking-Transaktionen entwickelt wurde. Mittlerweile hat sich der Virus jedoch als eine Art Allzweckwaffe der Cyberkriminellen etabliert. Der Grund hierfür ist eine einzigartige Flexibilität und Funktionalität des Schädlings. Emotet fungiert in vielen Fällen lediglich als „Türöffner“. Es handelt sich um einen sog. Maleware-Distributor. Die Gefahr durch Emotet liegt außerdem darin, dass bei einer Infektion neben den E-Mail-Kontakten des Nutzers auch Kommunikationsinhalte ausgelesen werden.


WIE FUNKTIONIERT EMOTET?

Der Trojaner ist in der Lage, authentisch aussehende E-Mails zu verschicken. Emotet erlangt die entsprechendenInformationen durch das Auslesen von Kontaktbeziehungen und E-Mail-Inhalten aus den Postfächern infizierter Systeme. Diese Informationen nutzen die Täter zur weiteren Verbreitung des jeweiligen Schadprogramms. Es werden gezielt E-Mails verschickt, die scheinbar von bereits bekannten Kontakten kommen und oft auch Auszüge aus einer früheren Kommunikation enthalten. Aufgrund der korrekten Angabe der Namen und E-Mail-Adressen von Absender und Empfänger in Betreff, Anrede und Signatur wirken diese Nachrichten authentisch. Sprachlich weisen die E-Mails kaum noch Fehler in Rechtsschreibung oder Grammatik auf. Dies verleitet zum unbedachten Öffnen des infizierten Dateianhangs oder der in der Nachricht enthaltenen Links.

Ist das System erst einmal infiziert, lädt Emotet weitere Schadsoftware nach, wie zum Beispiel den Banking-Trojaner Trickbot. Es kann aber grundsätzlich jede Art von Malware entalten sein, welche Zugangsdaten ausspäht und den Cyberkriminellen einen Zugriff auf die IT-Infrastruktur gewährt. Emotet durchsucht das Adressbuch und Kommunikationen seiner Opfer und verbreitet sich im Anhang von vermeintlich authentischen E-Mails im Schneeballsystem immer weiter. Außerdem wird eine Verbreitung im gesamten Netzwerk des Opfers möglich. Die Schadprogramme führen zu einem Datenabfluss oder ermöglichen durch Verschlüsselung die vollständige Kontrolle über das System. Bei Verschlüsselung folgt meist eine Lösegeldforderung zur Wiederherstellung der Dateien.


WIE KANN MAN SICH SCHÜTZEN?

Neben allgemein erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen wie bspw. Installation von Sicherheitsupdates für Betriebssystem und Anwendungsprogramme (Web-Browser, E-Mail-Clients, Office-Anwendungen usw.), regelmäßige Backups und Einschränkungen von administrativen Benutzer-Rechten kann der bedeutsamste Schutz durch das Deaktivieren von Makros in Office-Anwendungen erreicht werden. Setzen Sie zudem eine Antiviren-Software ein und aktualisieren Sie diese immer wieder. Viele Infektionsfälle betreffen E-Mails mit angehängten .doc-Dateien, also veralteten Word-Versionen. Es empfiehlt sich, derartige Anhänge generell abzuweisen.

Ein Erkennungsmerkmal ist, dass im Absenderfeld der Name nicht zur angezeigten E-Mail-Adresse passt. Auffallend sind zudem ein sehr kurzer Text sowie Dateianhänge oder eingefügte Links mit der Aufforderung, diese zu öffnen. Die Schadsoftware verbirgt sich dann entweder im angehängten Dokument oder auf der verlinkten Website. Öffnen Sie auch bei vermeintlich bekannten Absendern nur mit Vorsicht Dateianhänge von E-Mails (insbesondere Office-Dokumente) und prüfen Sie in den Nachrichten enthaltene Links, bevor sie diese anklicken. Links und Anhänge sollten keinesfalls sorglos geöffnet werden. Eine entsprechende Sensibilisierung der Beschäftigten ist daher in jedem Fall ratsam, da der wohl entscheidendste Sicherheitsfaktor der Mensch bleibt. Wird im eigenen Posteingang eine verdächtige Nachricht eines bekannten Absenders erkannt, sollte der angegebene Absender informiert werden.


WAS IST BEI EINER INFIZIERUNG ZU TUN?

Informieren Sie Ihr Umfeld – und zuerst die IT – über die Infektion, denn Ihre E-Mailkontakte sind in diesem Fall besonders gefährdet. Die Schäden können sowohl wirtschaftlich als auch datenschutzrechtlich immens sein. Die Folge einer Infektion durch Emotet ist häufig ein großflächiger oder nahezu vollständiger Ausfall der IT-Infrastruktur. Aus diesen Gründen sollten in jedem Fall die betroffenen Rechner von Netzwerk isoliert werden. Anschließend müssen alle Schadkomponenten entfernt werden. Alle bei dem betroffenen System genutzten Zugangsdaten sind im Regelfall zu ändern, da diese abgegriffen werden konnten.


IST EINE MELDUNG AN DIE AUFSICHTSBEHÖRDE UND EINE INFORMATION AN DIE BETROFFENEN NOTWENDIG?

Sollte es zu einer Infektion durch Emotet kommen, liegt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 12 DS-GVO, weshalb eine ist eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 33 DS-GVO verpflichtend ist.

Eine Information an das betriebliche Umfeld ist schon deshalb sinnvoll, da nur so eine Ausbreitung von Emotet gestoppt werden kann. Bestehende Kontakte bzw. Kommunikationspartner werden mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Grund der abgegriffenen Daten attackiert. Durch eine entsprechende Information besteht die Chance, dass eine Vorbereitung auf einen personalisierten Angriff ermöglicht wird. Datenschutzrechtlich besteht gemäß Art. 34 DS-GVO sogar eine Verpflichtung zur Benachrichtigung der Betroffenen, falls ein hohes Risiko für diese vorliegt – bei einer Emotet-Infektion ist davon auszugehen.

Über den Autor: Alexander Weidenhammer ist Rechtsanwalt und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus seiner Beratungstätigkeiten liegen insbesondere Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, mittelständische Unternehmen sowie Vereine.

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DATENSCHUTZ IM BERUFSALLTAG

Es gibt kaum noch Bereiche, in denen personenbezogene Daten nicht regelmäßig verarbeitet werden. Ein bedachter und verantwortungsvoller Umgang hilft, die Gefahr von Datenschutzverletzungen auf ein Minimum zu reduzieren. Im Folgenden finden Sie einige Anregungen für einen datenschutzkonformen Umgang, welche an dieser Stelle unter Berücksichtigung der häufigsten Datenschutzverletzungen am Arbeitsplatz zusammengefasst wurden.


SICHERN SIE IHREN ARBEITSPLATZ VOR ZUGRIFFEN DRITTER

Beim Verlassen des Arbeitsplatzes dürfen keine Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten offenliegend zurückgelassen werden. Sichern Sie aus diesem Grund die verwendeten Endgeräte per passwortgeschützten Sperrbildschirm, schließen Sie geöffnete Akten und verwahren Sie diese nach Möglichkeit in verschließbaren Aktenschränken. Bei einer längeren Abwesenheitszeit sind zudem die Büroräume zu verschließen. Dabei sollten die verwendeten Schlüssel keine näheren Bezeichnungen enthalten, die im Falle eines Verlustes Rückschlüsse auf die Zugehörigkeit zulassen. Geben Sie zudem unter keinen Umständen personengebundene Schlüssel oder Passwörter weiter.


SCHÜTZEN SIE PERSONENBEZOGENE DATEN VOR NEUGIERIGEN BLICKEN

Zum Schutz vor neugierigen Blicken sollte Ihr Arbeitsplatz so eingerichtet sein, dass Besucher oder andere unbefugte Dritte keine Einsicht auf Ihren Bildschirm nehmen können. Ist dies aufgrund der örtlichen Gegebenheiten nicht möglich, können Blickschutzfolien einen gleichwertigen Effekt erzielen. Die Verwendung von Blickschutzfolien empfiehlt sich außerdem bei der Nutzung mobiler Endgeräte an öffentlichen Plätzen und in Verkehrsmitteln. Besucher der Geschäftsräume sollten stets nur unter Aufsicht Zugang erhalten.


GEBEN SIE KEINE AUSKÜNFTE AN UNBEFUGTE DRITTE

Generell gilt bei der Erteilung von Auskünften, dass sowohl das berechtigte Interesse des Auskunftssuchenden als auch das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person zu beachten und gegeneinander abzuwägen sind. Sofern eine Auskunft telefonisch verlangt wird, besteht die größte Schwierigkeit darin, den Anrufer eindeutig zu identifizieren. Vereinbaren Sie hierbei gegebenenfalls einen Rückruf und überprüfen Sie die hierfür angegebene Telefonnummer mit möglicherweise bereits bekannten Nummern. Ansonsten gilt: Prüfen Sie die Befugnis des Anfragenden, eine derartige Auskunft zu erhalten. Dieser muss sein Auskunftsrecht nachweisen, auch wenn es sich um Polizei oder Staatsanwaltschaft handelt. Beschränken Sie die Auskunft auf den absolut notwendigen Umfang und erteilen Sie die Auskünfte in Textform.


NUTZEN SIE E-MAIL- UND INTERNETDIENSTE BEWUSST

Achten Sie bei der Verwendung von Internet und E-Mail auf verdächtige oder ungewöhnliche Inhalte. Öffnen Sie Anhänge oder Links in E-Mails nur dann, wenn Sie den Absender kennen und einen Phishing-Versuch sicher ausschließen können.


TRENNEN SIE BERUFLICHES VON PRIVATEM

Die Trennung von beruflichen und privaten Angelegenheiten ist auch im Bereich des Datenschutzes unbedingt zu beherzigen. Dementsprechend sollten über den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln, wie beispielsweise Endgeräte und Zugänge zu E-Mail-Postfächern, ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Ebenso ist der Einsatz von privaten Geräten und Zugängen für geschäftliche Zwecke zu unterlassen, sofern dies nicht ausdrücklich von der Geschäftsführung erlaubt wurde.


VERNICHTEN SIE DOKUMENTE UND HARDWARE MIT PERSONENBEZOGENEN DATEN DATENSCHUTZGERECHT

Werden Dokumente oder Hardware mit personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt, sind diese datenschutzkonform zu entsorgen. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Möglichkeit eines weiteren Zugriffs oder einer Wiederherstellung ausgeschlossen werden kann. Eine einfache Entsorgung der jeweiligen Datenträger über den Hausmüll ist nicht ausreichend. Papierunterlagen sind zumindest zu schreddern (vgl. DIN 66399, DIN EN 15713), Festplatten fachgerecht, beispielsweise über einen speziellen Dienstleister, zu entsorgen. Beachten Sie zudem, dass moderne Multifunktionsgeräte zum Teil ebenso über Festplatten verfügen, die personenbezogene Daten enthalten können.


ACHTEN SIE AUCH IM HOMEOFFICE AUF EINEN DATENSCHUTZKONFORMEN UMGANG

Auch bei der Arbeit im Homeoffice muss auf einen datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten geachtet werden. Stellen Sie aus diesem Grund sicher, dass Sie sämtliche der hier aufgeführten Anregungen stets auch bei der Arbeit zu Hause umsetzen.


MELDUNG VON DATENSCHUTZVERLETZUNGEN

Sollte Ihnen dennoch eine Datenschutzverletzung unterlaufen sein oder haben Sie Kenntnis von einer solchen erlangt, wenden Sie sich bitte umgehend sowohl an Ihren Vorgesetzten als auch an Ihren Datenschutzbeauftragten. Diese untersuchen den Vorfall und entscheiden anschließend über das weitere Vorgehen.

Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen.

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